《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“ 标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分, 在社会主义建设中推行标准化, 是国家的一项重要技术经济政策。”随着中国经济的发展,竞争日益激烈, 人员流动加快, 我国现有的人事档案管理制度、规定在许多方面已不能适应市场对人才的需求, 人事档案管理工作面临着许多新挑战。在此条件下, 要搞好人事档案标准化建设不仅要利用现有的人事档案管理规定、制度, 还应利用现有的档案法律、法规来补充完善人事档案制度。
一、人事档案的标准化
人事档案的本质是一种信息, 是人类记忆工程的组成部分。人事档案标准化建设, 涉及到人事档案管理的方方面面。人事档案工作者要有高度的责任心, 既学习人事档案的各项规定, 又学习档案工作的法律法规, 只有这样才能把人事档案标准化工作做好, 才能使人事档案工作质量达到一个新高度。
人事档案工作的标准化建设主要有两方面的内容：一、管理业务标准化。人事档案管理业务的标准化建设, 是指干部档案材料收集、整理、鉴别、统计、提供利用等业务工作的标准, 以及档案室管理等标准的建立与实施。它包括管理权限标准化、收集鉴别标准化、整理标准化、利用标准化等。二、技术标准化。人事档案的技术标准化, 是指人事档案管理部门应用的技术标准, 如计算机管理人事信息系统标准化、保护技术装备和档案装具标准化。它主要包括：数字建设标准化、装具标准化、保管保护标准化。用现代技术进行档案的管理保护, 是延长档案寿命、保证档案完整与安全的有效手段。
二、档案标准化中存在的问题
（一）对人事档案的重视程度不够。人事档案工作既是国家档案工作的重要组成部分, 也是党和国家人事工作的重要组成部分, 它在贯彻执行党的干部路线、方针、政策、选贤举能、知人善任、进行社会主义现代化建设服务等方面发挥着重要作用。它与每个人都息息相关, 密切联系, 通过人事档案, 可见其一生的成长与发展轨迹, 是伴随我们一生的第二生命。
（二）人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全, 执行不严格，收集的内容不具体、不全面,归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面不准确。主要表现在当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。
（三）人事档案利用工作水平较低, 未发挥应有的作用。即使利用, 其范围也有限, 紧紧局限于在政审、调升工资、职务变动等工作中用来了解人员的基本情况, 而知人善用的作用并未发挥出来, 人事档案的利用方式单、利用率低下, 缺乏主动服务。而我们知道, 人是事业成败的决定因素, 而选好用好人才又离不开人事档案。
（四）人事档案材料虚假现象严重, 鉴别工作有待加强。近年来,档案中项目涂改、假功绩、假学历、假批注等虚假材料日益增多。这些虚假材料的出现, 危害性极大, 在社会上有着较大的负面影响, 严重损毁了人事档案的严肃性, 妨碍了选贤举能、知人善任的实施。
（五）人事档案管理手段落后, 管理水平较低。目前不少的档案管理部门基本上处于手工操作阶段，缺乏基本的管理设备与手段。
三、加强人事档案标准化管理工作的建议
（一）加强宣传力度, 增强档案意识, 提高对人事档案管理工作重要性的认识。人事档案是一个单位集中保存起来的、 在社会活动中形成的对了解个人情况具有一定凭据作用的文件材料, 但个人在现实生活的社会分工是不断变化的, 如可能提干, 学生毕业后可能成为干部。而且人事档案的种类在一定条件下会发生变化。为此, 我们应加强人事档案的科学化管理, 更好地为经济建设服务。
（二）做好对人事档案材料的收集、鉴别、整理工作。档案材料的收集工作是档案工作的起点, 档案工作其他环节, 都是在收集工作的基础上展开的。为此,档案管理部门在收集人事档案材料过程中, 要做到全面、及时。档案管理工作人员要做到认真负责, 并将收集的档案材料, 按照有关规定, 认真分析、鉴别、整理, 剔除重复无用和不属于档案内容的材料, 留下合乎规格要求的材料, 方便管理和使用。
（三）改变人事档案的管理体制。人事部门要加强人事档案的管理工作, 按照档案完整、真实、精练、实用的要求, 将人事档案纳入现代化的管理轨道, 更好地为经济工作服务, 为人事决策服务, 为适应经济转型的特殊要求服务。同时要严格制度规范管理, 按照“ 集中统一、归口管理”的原则, 建立健全各项规章制度, 确实加强人事档案管理。它包括以下几个方面：严格归档制度、严格保管保护制度、严格查阅借用制度、严格履行审批登记手续、提高人事档案管理人员的整体素质、加大对人事档案管理的投资力度。
参考文献：
[1]朱晓莉.人事档案标准化建设实施中的问题及对策[A]. 齐鲁档案论坛――山东省档案学会2008年学术年会会刊[C], 2008.
[2]韩超英. 人事档案存在的问题及建议[J].才智,2006(8).
(作者简介：张勇（1966―）男，山东人，云南省昆明西郊普吉昆明冶金高等专科学校材料与机械学院，研究方向：人事劳资及人事档案管理。)