功能方面广义面言，办公自动化应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现 对于企业高层领导而言办公自动化是决策支持系统（DSS）。办公自动化运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；
对于中层管理者而言办公自动化是信息管理系统（IMS），办公自动化利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；
对于普通员工而言办公自动化是事务／业务处理系统。办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。
技术范畴办公自动化是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是办公自动化的前提。如果脱离计算机技术面阔谈办公自动化，无异于痴人说梦。没有计算机技术，办公自动化便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。如要建立决策支持系统，则需要数据仓库 、OLAP等技术；
要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术；
要建立事务／业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。
办公自动化是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是办公自动化的基础。现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；
现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。没有通信技术的支持，办公自动化便成空中楼阁。
办公自动化是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现办公自动化的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现办公自动化打下了基础，提供了可能。要真正实现办公自动化，还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧，就不会有真正的办公自动化，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。
由此而知，办公自动化是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现办公自动化而努力，但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了办公自动化的功能，与真正的办公自动化尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的实现方面。
1.2如何理解办公自动化 办公自动化（Office Automation,简称办公自动化）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；
改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫办公自动化，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫办公自动化. 办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 办公自动化。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。
这些都需要办公自动化的辅助。
人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。
技术设备，计算机是另一因素。
设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。
我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。
1.3国内外办公自动化的发展状况 办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，最初只是具有电子数据处理EDP的簿记功能，60年代被管理信息系统MIS取代，直到70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科一办公自动化办公自动化。80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公司都跻身于这一巨大的市场。进入90年代以来，办公自动化在世界主要发达国家得到蓬勃发展。我国办公自动化是80年代中期才发展起来的。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次专家会议上，定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。随后国务院率先开发了”中南海办公自动化系统”。
我国办公自动化的应用和发展历程，可以分为以下三个阶段 第一代办公自动化系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。
第二代办公自动化系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。
第三代办公自动化系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。
2、一些办公自动化软件应用技术 2.1文本单纯录入原则 新建或打开文件定位光标之后，我们即可以在文档中对文档进行录入、修改等操作。
（1）录入段落 在输入大段的文本时，光标到达行尾后，会自动将它移动到下一行，我们称这种功能为自动换行或软回车。
（2）插入特殊符号 在录入文档时，有事需要输入一些键盘上没有的特殊符号，可以用插入菜单内的符号命令，实现特殊符号的输入。
2.2按级别指定样式、修改样式、进行样式的自动更新，自定义样式，将自定义样式保存到模板 2.2.1如何按级别指定样式 单击【格式】下拉列表中的【样式和格式】，将鼠标定位在所要修改的文字或段落中，单击右边的样式个格式的对话框中的需要的样式，即可得到所需要的结果。
2.2.2如何修改样式 在打开的【样式和格式】对话框中，在下面的【显示】中的下拉列表中选择【有效样式】，然后鼠标右键单击所要修改的样式，再选择【修改】，在弹出的【修改样式】的对话框中根据自己的需要进行修改。
2.2.3如何进行样式的自动更新和将自定义样式保存到模板 在以上的基础上【修改样式】的对话框中的选择【添加到模板】和【自动更新】选项。
2.2.4如何自定义样式 在打开的【样式和格式】对话框中的【显示】下拉列表中选择【自定义】，在弹出的【格式设置】对话框中可以进行相应的设置。
2.3如何利用样式生成文档结构图、生成目录、在页眉中引用样式域 2.3.1如何利用样式生成文档结构图 对文本中的响应的标题设置好样式，然后单击【视图】、【文档结构图】即可看到文档机构图。
2.3.2如何生成目录 选择【插入】下的【引用】，然后再选择【索引和目录】，然后在弹出的索引和目录对话框中选择【目录】选项，然后可以根据需要进行相应的设置。
2.3.3在页眉中引用样式域 菜单栏【视图 |【页眉和页脚】，单栏【插入】|【域】 在弹出的域对话框中的类别中选择【连接和引用】，域名中选择styleref选项，在样式名中选择选择要引用的标题。
2.4在项目符号和编号当中，使用多级编号时，如何进行编号的升降级 在多级符号选项卡中选择一个样式，然后单击【自定义】选项，确定多级格式。再通过格式工具栏中的“减小缩进量”，和“增加缩进量”进行升降级。
2.5如何批量去除文档中的人工换行符 在【编辑】菜单中单击【替换】，单击要填写的【查找内容】。选择【高级】然后在【特殊字符】的下拉列表中选择手动换行符。选择【全部替换】命令。此时看到文章中的全部人工换行符都被删除了。
2.6制作一个单面打印的简单报告，如何设置纸张大小、如何指定每页显示行数和每行显示字符数为固定值、如何查看和修改文章的层次结构、如何对文章的不同部分分节、如何为不同的节添加不同的页眉，如何在指定位置添加页码、如何插入目录。
2.6.1如何设置纸张大小、如何指定每页显示行数和每行显示字符数为固定值、如何查看和修改文章的层次结构、如何对文章的不同部分分节 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框， ①.在在弹出的对话框中选择【纸张】选项卡。即可根据自己的需要进行纸张大小的修改。
②. 在在弹出的对话框中选择【文档网格】，即可对[行]和[字符]进行设置 ③.从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题 . 如果要将移动某个标题，可将鼠标指针移动到大标题前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至要移动到的位置，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。
④. 从菜单中选择【插入】|【分隔符】命令 ，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。
2.6.2如何为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。
设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图所示。
注意在页眉的左上