“一个企业的资金管理光靠司库是完不成的。”壳牌公司资金部总经理赵钟灵在CIMA（皇家特许管理会计师公会）举办的“企业现金管理论坛”上分享她在壳牌（中国）的现金管理实践时反复强调。
在论坛上，赵钟灵介绍了壳牌公司在资金管理结构上的设置以及职能安排的状况，同时也讲解了壳牌公司资金部的具体工作如何执行。
组织结构
据了解，壳牌全球集团设置有司库部门，该部门在全球拥有一百多位员工，分布在大约15个地区。司库部门下设有几个比较主要的部门，包括资金运营管理部门、资本市场部门、资产并购部门等，其中，资金运营管理部是司库部门下面人员最多的部门。
壳牌公司资金运营部门主要负责以下几方面的内容：一是为集团管理现金及相应风险；二是作为公司与金融市场的唯一联系界面；三是集中操作外汇交易、商业票据以及货币市场交易；四是管理集团的现金管理体系，值得注意的是，这里指的是跟现金有关的系统和流程设计，因为当下现代化现金管理已经不再像过去一样依赖于手工活动，比如做资金预测，必须有一套系统的体系来支持这个工作；五是为集团各业务单元提供集中化的资金管理；最后一项是管理公司内部的资本结构。据赵钟灵介绍，所谓资本结构是指，如果看一个固定时期的话，这个时期会有资产和债务，而债务会有长期债务和短期债务，此外还有资产负债率，它们怎样才能形成合适的水平，资本结构怎样设计才达到最优的安排，既是资本结构管理的内容，也是壳牌资金运营部门工作的职责。
两大职能
不同公司提到现金管理职能的时候，通常意味着不同的内容。和小的便利店不同，一些大公司的现金管理包含的内容有很多。赵钟灵表示，即使在一个公司的组织结构中，部门之间也是要有界限的，而部门之间的界限到底在哪里，并没有一定之规。“每个公司都要根据公司的具体内容来安排界限在哪里。”
在壳牌公司，现金管理是指它每天的运营。“现金管理要实现的是，要保证有正确的数额、正确的货币，在正确的时间出现在正确的地点。”赵钟灵解释道，“我们唯一的目的就是公司要付款的时候有钱能够付出去，如果任何一个要素出现问题的话，比如金额不对、账号不对、货币不对或者时间不对等，就不能保证公司能够把所有应该付的货款付出去。因为我们非常在意集团的声誉，所以我们部门的首要任务就是确保我们一定可以按时足额地付出我们所有应付的货款。”
“我们要随时都能知道准确的信息。”赵钟灵强调，“准确的信息是用来支持我们进一步行动的最基本依据，掌握了这些信息后，才知道要不要再去进行任何的干预行为，或者要做哪些干预。”
那么，在现金管理这个范畴内，有哪些具体的工作是资金部的职责所在？
壳牌公司的现金管理主要包括银行账号结构的管理，包括收款和付款，以及银行关系，比如公司需要开哪些账户、在哪些银行开，开设账户又涉及哪些问题。
其次，就是选择合适的现金管理系统，并将该现金管理系统和企业所采用的ERP系统建立一个有效的连接。据赵钟灵介绍，在现代化的今天，现金管理有非常大的一部分IT的工作在里面，很多企业的业务也是要从ERP系统里面拿到的，“所以不太可能仅仅通过给公司的销售人员打电话来做信息预测，而是一定要有数据支持的。”
对于信息预测有用的最基本的信息是在企业的ERP系统里，而ERP系统如何能和现金管理系统有效连接，以及ERP系统里面的数据要以什么样的形式来安排才能满足现金管理的要求，是资金部经常讨论的话题。因此，赵钟灵表示，一个好的现金管理，一定要对现在市场上所有的IT系统产品有一个详尽的了解，然后进行选择和实施。“这不是一件干一次管一辈子的事，可能三五年都不能有系统的更新或是更换，所以这个工作实施起来很重要。”
除了日常工作外，赵钟灵介绍，资金部的另一考量是流动性管理。相比现金管理，流动性管理的目标是“保证合适的钱及时地出现在合适的地方，而且要有效率”，也就是说，可以满足公司今天以及未来一段时间的流动性需求。
“必须要用有效的方式进行流动性管理，尽可能地降低成本”，赵钟灵表示，“不可能每天让银行账户都放上几个亿，那样不安全，而且会产生较高的财务成本。”
为了实现流动性管理目标，具体的工作内容应包括中短期现金预测、短期投资、短期融资，以及短期外汇交易和套期保值。
需要格外说明的是，有一些活动，在有些公司可能也算现金管理范畴内的职能，但在壳牌公司就不属于现金流动性管理的范畴。这其中包括应收账款的管理。
具体来讲，在壳牌公司，从采购到付款流程来看，属于现金管理范畴内的是当公司系统产生了支付指令，也就是说当系统已经能够知道公司要在什么时候支付多少钱、到什么人的什么账户去时，这时，从系统产生支付指令开始，到钱从公司的银行账户上付出去，再到第二天的对账单回来，公司确实看到钱已经付出去为止，这个环节属于现金管理的范围，也就是付款的环节。
不过，从公司收到寄来的账单，到公司内部走完所有的审批流程，确定这个账单确实可以支付，再到这个账单到期该支付多少，然后由系统产生支付指令的环节，是属于应付账款管理的环节。赵钟灵表示，在壳牌公司这不属于现金管理部门的职能。
“主办行”和“主要货币银行”
壳牌资金部在做现金管理时，其主要考量首先是银行关系管理。
“这可能是司库最主要的工作之一了。”赵钟灵在介绍去壳牌在银行关系管理上的做法时，提出“主办行”的概念，即公司的收付款业务尽量集中在“主办行”，企业系统与银行系统的连接标准化。她表示，每家银行都希望公司在他们那里有存款，每家银行都希望公司有很多结算业务放在它那里，而很多公司可能会选择权衡各个银行的关系，然后将一些业务分散，就是有管理地分散给这些银行。“但是，壳牌的方式是把公司收付款的业务尽量集中在‘主办行’这个银行。” 赵钟灵解释道，这样做的目标是为了增加效率。“因为壳牌要和银行的系统要有有效并且尽可能标准化的连接，我们希望在公司每次有升级的时候，银行也可以很好地和我们配合，这样也就使我们的系统上的任何改变或升级都可以很顺利地完成。”
想要实现这样的目标，如果一家公司要和很多银行对接，那么公司需要花费的时间和精力就会非常大，出现问题的机会也会非常多。“‘主办行’可以使公司更容易、更顺利地完成任务。”
另一个概念是“主要货币银行”，也就是说，公司会选相同货币的银行账户在同一个银行开立，以帮助公司达到更有效集中资金的目的。举例来讲，壳牌在全球，除非有限制，所有的美元账户都是在花旗银行开设，所有的欧元账户比如英镑则都在苏格兰银行开设。壳牌的美元账户大概有几千个，那么它会通过一个招投标来选择一家银行，这样不仅方便管理，而且也使资金比较有效率地集中。
从集团的层面考虑，公司希望把资金集中到集团的资金公司，然后由集团资金中心管理，而下属公司的现金则最小化。在“主办行”和“主要货币银行”的概念下，公司在选择银行时通常会考虑的因素有银行的规模、信用评级、内控标准、资本充足率、地理覆盖以及技术等。赵钟灵介绍，壳牌集团总部的司库部门有专门人员跟踪银行的业务发展、在金融市场中银行的表现、公司选择一家银行后存在的可能风险，以及银行的负债等。
不过，一个重要问题是，如果公司把资金集中管理，那它在本地根本就不保留任何现金。而在一些国家，跨境资金流动是有很多限制的，基本上亚太地区的很多国家都是属于受限制的国家。
“在受限制的国家，如果当地的法律法规允许，我们会希望重塑集团这样的架构。”赵钟灵表示，在可能的情况下，比如说壳牌在中国国内有30家公司，那么公司会把资金集中到北京，由北京统一管理，然后由北京分散全国各地。“这样做一方面保证了对资金的集中管理，同时也是一个为下属公司提供流动性的比较经济的方式。”
现金预测和现金监控
壳牌现金预测的具体做法分短期预测和长期预测两种。短期预测指一个滚动的现金流，即由下至上地在未来5周内每公司每日每种货币的现金变动预测，其目的是流动性管理。
据赵钟灵介绍，壳牌有专门的团队来做现金预测，而这个信息会每天都反映到财政管理部门，财政管理部门每天也都会有小的更新，每周有中等程度的更新，每月有大更新，然后每个月也会有差异分析。
而长期资金预测是集团层面基于趋势分析的一年及以上时间的一项技术，它需要通过历史数据作参考和模型来预计未来。长期资金预测的目的是为了支持公司在资本市场上的融资计划，比如发债或IPO。“现金预测对所有公司来说都是难题，怎么能让现金流更可预测，如何提高现金流预测的准确性，这是我们日常工作中需要跟各个部门去探讨的一个问题。”赵钟灵表示，“只有更好，没有最好。不过，这些工作不能只靠司库部门，因为司库部门自己办不到这些事。”
而壳牌在现金监控上，主要做三点检测工作：一是银行账户余额的检测，主要考量公司账户余额和账户用途是否合理；二是检测公司在银行所有的存款、投资和交易加起来的实际金额是否超出了公司设定的风险程度；三是检测集团的子公司和账户余额，看子公司是否存在结构性盈余或短缺的情况，依此来判断是否子公司的资本结构存在不够优化的问题。
“通过这样的监控，最后发现的问题可能不是资金管理上的问题，”赵钟灵表示，“但可以从现金流的异常看到公司的运营情况，会发现公司可能哪个环节出现了问题，实际给公司造成了损失，而这也是司库发挥作用的一个很好的表现。”
投资管理：安全性第一
公司在出现一些临时性的资金盈余时，就需要做投资。壳牌公司投资管理的指导原则是，安全性大于流动性，流动性大于回报。
这个原则与壳牌公司对于司库部门的定位相关联。据赵钟灵介绍，壳牌公司把司库部门定义为成本中心，而非利润中心。“我们不追求利润，所以安全性永远是第一的，”赵钟灵对本刊记者表示，“比如在外汇市场上，我们不靠汇率赚钱，因为我们的风险是锁定的，所以汇率市场的波动对我们来说没有关系。因为对于做企业资金管理的人，诱惑是很大的，所以必须有一个非常清晰的指导原则，然后坚持这个原则。而且这时公司也不应去考核，因为如果考核，做资金管理的人就有动力去赚钱了，会给公司带来很大的隐患。一般情况下，做资金管理的人主要就是管理好风险。”
在安全性上，壳牌会对交易对手有一个评估。而安全性之外是流动性的考量，而流动性的考量是基于现金预测的基础上，没有一个可靠的现金预测很难做投资管理。赵钟灵建议，如果公司有多余的人，最好是花些时间把现金流做得更好，而非做理财。“即使理财的回报很高，但是只有具有一个很好的现金流才能支持公司的理财行为，而这也需要和公司的现金预测相匹配。”