档案是人们用以记录、保存和供查阅的文秘载体，是人类社会各项实践活动的真实记录。不同的范畴和门类有着不同内容和要求。群众文化艺术档案是文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、社会文化等工作和活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化信息资源。它是从事群众文化艺术档案是从事群众文化艺术工作辛勤劳动的结晶，是一个地方群众文化活动的真是记录，属档案的一个门类，既有档案的共性，又有文化艺术的特殊性。
艺术档案管理工作是文化艺术事业管理工作的重要组成部分，是文化艺术事业可持续发展的基础性工作，具有一定的实践意义。用科学的原则和方法管理文化艺术档案，其最终目的就是为文化艺术工作提供利用。文化艺术档案工作在有效管理本单位文化艺术档案的基础上，通过管理服务，可以充分发挥文化艺术档案的作用。笔者通过几年来对档案管理工作的实践，谈一谈自己对文化馆艺术档案管理的粗浅认识。
一、群众文化艺术档案的特征
文化馆艺术档案，不同于文书档案，又不同于科技等其他档案。
它与专业艺术团体相比，有舞台演出、精品创作等相同之处，但更多的组织、策划、辅导、培训、收集整理优秀民族民间文化等工作是文化馆独有的工作性质，这决定了群文艺术档案的收集、整理、保管和利用都有其自身的特点。
（一）文化馆群文艺术档案的多类别。这是由文化馆工作性质和职责所决定的。文化馆是社会文化的龙头单位，它的工作范畴具有社会性和群众性。从面的角度来说，有社区文化、农村文化、企业文化、校园文化等，从专业角度来说，它包括：文学、美术、摄影创作与音乐、舞蹈、曲艺、戏剧表演等。各类艺术表演形式，都存在于社会和群众之中，文化馆责无旁贷地有组织、辅导、培训职能，并需提供展演舞台。在这些各类业余文化艺术活动中形成的具有保存和利用价值的文化艺术资料都有自己的表现形式，如果不根据它们特有的表现形式进行收集整理，就不可能全面、真实地体现群众文化艺术活动的本来面貌，也就不能真正发挥艺术档案的作用。
（二）文化馆群文艺术档案的多样化。文化馆群文艺术档案分三类：第一类是事业管理方面档案，包括文化馆工作计划和总结、工资晋升、大事记等文字材料。第二类是文化活动档案，包括培训、理论研讨、各类演出和展览等材料。第三类是群文工作者的个人艺术资料档案，包括其简历，创作、研究的作品和成果，获奖证书等材料。
（三）文化馆群文艺术档案的多型体。群文艺术档案有剧本创作、群文信息等文字型；有舞蹈、书法、美术、摄影等形象型；有光盘、磁带等声像型；有奖状、奖杯、奖牌等实物型。由于型体不同，载体多样，来源多方，这就给收集、整理、保管带来了新的课题，也给群文艺术档案工作者提供了更多的空间。我们应从实际出发，更进一步掌握艺术档案的规律，在整理中更好地保持人和事、物的历史联系，保证艺术活动的真实面貌，真正使艺术档案更好地为艺术事业发展服务。
二、群文艺术档案的整理
文化馆的群文艺术档案，是群众文化事业发展的真实记录，不仅是文化馆的一笔十分宝贵的财富，也是我们党和政府全心全意为人民服务的历史证明。整理和保管好这部分档案，有着十分重要的意义，对今后进一步发展群文事业有借鉴和参考的益处。
（一）艺术档案材料内容要准确详实。档案材料是历史的见证，它的每一个细节问题都必须做到准确无误，不能有半点疏漏。档案人员要明确艺术档案的归档范围，对在各种活动中形成的艺术材料原件及手稿，每张图片、照片（底片）必须做到完整保存，都要尽全力搜集整理，使其经得起考证。对一般事件材料和连续性活动记载，不能弄得支离破碎，应保持其完整、详尽，使其更具有回顾性的使用价值。
（二）艺术档案材料整理、分类、填写要规范化。艺术档案材料在整理过程中，要按不同的内容和种类进行组卷，对录音、录像、照片等特殊载体也应单独编号保管。根据艺术档案材料在今后工作中的不同利用价值进行分期限保管。对日后艺术创作、研究有重要参考价值的艺术档案材料作永久保存，对本单位组织或参与的重大艺术活动作长期保存。档案材料在填写时，要注意字迹清晰、工整，目录排列合理。装订须按档案部门的统一要求，达到规范、标准。
（三）艺术档案借阅、保管要符合标准。要认真履行艺术档案借阅登记制度，在接收、移交档案时必须认真清点、核对。定期检查档案的保管状况，增加设备，控制好温湿度，注意防盗、防火、防蛀、防水和防霉等，对破损的档案要及时采取措施进行修改、恢复，使档案材料处于安全状态。
三、群文艺术档案材料的利用
艺术档案的利用是整个档案工作的核心，档案材料只有得到了利用，才能体现其存在的价值。
群文艺术档案是信息，是艺术生产力。群文艺术档案的材料有着重要的使用价值，如何利用这些档案材料是发展群众文化事业的重要手段。文化馆群文艺术档案是否有活力，很大因素就是要发挥档案工作者的主观能动性，切实做到面向基层，面向社会各行各业。群文艺术档案工作是一项艰苦细致而且技术性很强的工作，如果档案工作者没有树立正确的档案思想意识和观念，缺乏踏踏实实的工作态度，就会使具有宝贵价值的群众艺术档案资料失去作用。多年积累的各类资料一旦被查寻和利用，那就是“养兵千日，用兵一时”，能发挥非常重要的作用，因此，我们要为“用兵一时”而付出“养兵千日”的艰辛劳动。
近年来，我馆在艺术档案工作方面做了很多工作，建立了较规范的档案室，制订了艺术档案管理办法和规定，对各种档案管理有一个整体的要求，现有各种资料保存比较完善，在一定程度上发挥了不小的作用，例如：为编撰中国十部集成之一《中国曲艺志・青海卷》，我馆收集整理的群文艺术档案，提供了大量较准确完整的文化活动资料，发挥了其重要的参考作用。
2007年我馆在评估定级达标工作中，艺术档案也发挥了充分的作用，为各项达标项目提供了完整详实的数字和文字依据。
多年来，对广场周末文艺演出、调演的图片资料和节目单的完整收集，使我馆群众文化活动的开展情况更显直观。特别是对群文工作者个人艺术档案的收集和整理，为他们在个人工作总结、职称评定、工资晋升等方面提供了方便。
四、对当前文化馆艺术档案管理的几点思考
通过对文化馆的考核定级工作，文化艺术档案的重要作用引起了文化馆领导的高度重视。目前，全国各地的文化馆对群文艺术档案的管理虽然比以前重视多了，但至今上级文化部门直到文化部，都还没有法规性的文件来规范群文艺术档案，这不能不说是一个亟待解决的问题。笔者认为，今后文化馆的档案管理要从以下几个方面予以加强和提高：
（一）提高群文工作者对群文艺术档案的认识。文化部、国家档案局已发“艺术档案管理办法”，但贯彻落实不够，尚未形成制度，直接影响收集和定期上缴有关艺术材料的进度。目前，文化馆艺术档案，有大量的艺术资料作为私人财产散存在个人手中，单位要集中，有的人不愿拿出来。例如：文艺创作获奖作品原稿、舞台文学台本、音乐创作原稿、展览后的一些摄影、书法、美术作品等原件，这种现象严重阻碍了集中统一管理的原则。笔者认为，首先要提高群文工作者对群文艺术档案的认识，同时也要按照集中统一管理档案的基本原则，建立、健全艺术档案工作，达到完整、系统、安全和有效利用的要求。这个问题需要在单位领导的高度重视下不断深化改革、完善各项规章制度中逐渐解决。
（二）加强群文艺术档案统一管理的标准化、规范化。管理好档案的首要环节在于收集档案。哪些该收，哪些可以不收，都该有个明确的要求。该收的，就一定要及时收进来，资料一定要准确完整。资料收集完整后，建立哪些档案管理科目，如何整理归档等等，也应规范。
（三）强化档案室的软硬件建设。做好档案工作离不开人和物这些基本条件，即软件和硬件。软件就是人的素质。人是一切工作的主要因素，档案管理员的政治、文化、业务素质很重要，一方面要求档案工作者要不断地学习、提高自身素质，另一方面，上级档案业务主管部门要经常性地组织培训、交流、考察、指导。硬件就是档案室、设备、用品等，这是基础性的工作。档案室无论从面积上、设备上，都要加强。发达国家对档案的管理是相当重视的，投入大量的资金，不仅面积较大，而且在防火、防潮、防虫以及破旧档案修复方面都采取了先进的科学技术，各种档案分类既科学又规范，保存得相当好，很值得我们借鉴。
（四）建立健全网络信息。因特网的广泛应用和发展，使全世界的信息交流、资源共享成为现实，从而拓展了人类的信息空间。省、市和各基层文化馆建立网站以后，形成各种档案资料信息的保管基地，也是这些资料信息的开发利用中心。在文化馆的艺术档案室里，也应该把各种资料信息在电脑里编程并和档案馆联网。作为一个档案管理人员，不仅要有丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。因此，加强网络信息建设，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的工作人员，是推进文化馆艺术档案管理的一项关键性工作。
总之，文化馆群文艺术档案工作，是党和国家档案事业的重要组成部分，是文化馆工作的基本内容之一，文化馆群文艺术档案是开展群众文化艺术活动，验收文化工作成果，积累文化工作经验，推动文化事业发展的良师益友。由于社会的进步，时代的发展，促使我们的档案工作必须全面改革，群文艺术档案要想在这一历史发展阶段融入现代化管理之中，既需要社会的关注、领导的重视、上级业务部门的指导，又需要我们具体的档案工作人员加强学习，提高素质，以高度的敬业精神和脚踏实地的工作作风做好本职工作，对时代、对社会负责。我们应有效利用文化艺术档案，推动文化艺术事业的发展。
（作者单位：青海省文化馆调研部）