《精编》工作分析的程序和工作说明书的编写

宏伟公司的清扫工作该有谁来做 宏伟公司于1998年10月正式成立 开发与生产电子产品 该公司原来是一家国有研究机构 公司现任总经理刘家祥是原研究机构的高级工程师 它在技术领域和学术造诣上堪称泰斗 对于现代企业管理却不甚精通 为了配合刘家祥的工作 公司为他配备了两名总裁助理 他们都是近年从高校招聘的本科毕业生 了解企业管理知识 公司设立财务 人力资源 营销和生产四个职能部门 部门经理分别为杨斌 张杰 王阳和李静 杨斌 张杰和王阳都是原来研究机构的技术骨干 李静是总经理的一个朋友 以前从事私营企业经营 在四个职能部门当中 李静主管的生产部实际上处于中心位置 在生产部门之下 依次设有各车间 班组 公司满怀信心地投入了运营 各路人马按部就班 各司其职 然而 开业尚不足两个月 公司在内部员工职责权限划分上接连出现了问题 先是在组装车间 一个包装工不小心将大量液体洒在操作台周围的地板上 正在一旁的包装组长见状立即走上前要求这名工人打扫干净 不料这名工人一口回绝道 我的职责是包装产品 您应该让勤杂工处理这样的工作 况且 我的工作职责中没有要求我打扫卫生 组长无奈 只得去找勤杂工 而勤杂工不在 因为 勤杂工要在正班工人下班后才开始清理车间 于是 包装组长只好自己动手 将地板打扫干净 第二天 包装组长向车间主任请求处分包装工 得到了同意 谁料人力资源部门却不予支持 反而警告车间越权 车间主任感到不解 并向李静反映了这一情况 请求得到支持 包装组长更是满腹委屈 他反问道 难道我就该什么都负责 我的职责中也没要求我做清扫工作呀 李静觉得自己的车间主任受了委屈 就向总经理反映了这一问题 要求刘总警告人力资源部不要过多地干涉车间内部事务 否则生产运作会受到不利的影响 但刘总却说 我只管战略性的重大事务 内部的分工与沟通 你们自已去协商 李静尽管感到很吃惊 但还是表示理解总经理的指示 并且与人力资源经理张杰进行协商 张杰的态度也很积极 马上让秘书拿来工作说明书一起分析 包装工的工作说明书规定 包装工以产品包装工作为中心职责 负责保持工作平台以及周围设备处于可操作状态 勤杂工的工作说明书规定 勤杂工负责打扫车间 整理物品 保持车间内外的整洁有序 为了保证不影响生产 工作时间为生产休息时刻 包装组长的工作说明书规定 包装组长负责使班组的生产有序 高效 并协调内部工作关系 车间主任的的工作说明书规定 车间主任负责本车间生产任务的完成 并且可以采取相应的措施对员工加以激励 人力资源部门的职责主要包括员工的招聘 选拔 培训 考评 辞退 奖惩 工资福利等 因为员工奖惩权归人力资源部门 因此人力资源部坚持认为生产部门对员工的处分决定是越权 生产部门则认为 对员工的奖惩应由自已决定 否则难以对员工进行有效管理 包装组长更是感到委屈 并声称要辞职 协商陷入了僵局 思考题 1 宏伟公司的员工在工作产生矛盾的原因是什么 应该如何解决矛盾 2 你认为应该采取什么措施防止类似事件再次发生 第二章工作分析及工作设计第一节工作分析的内容和作用 一 工作分析的基本术语 工作要素 是工作中不能再继续分解的最小动作单位任务 是为了达到某种目的所从事的一系列活动 可有一至多个工作要素组成职责 责任 是员工在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务 可由一至多个任务组成职位 岗位 是在一定时期内 组织要求员工个人完成的一至多项责任 职位与员工一一匹配 两者数量相等 职务 工作 是由一组主要职责相似或相关的职位组成的 一种职务可以有一至多个职位职业 是指在不同组织 在不同时间 从事相似活动 要求有相似的专业技能的一系列职务的总称 二 工作分析 Jobanalysis 的涵义和内容 概念 是对组织中某特定工作 职务 的目的 任务或职责 工作权限 隶属关系 工作条件 任职资格等相关信息进行收集 以对该工作做出明确规定 并确定胜任这一工作所需要的行为 条件 人员的过程 由工作描述 Jobdescription 和工作规范 Jobspecification 两大部分组成工作分析的结果形成上述两份书面文件在实际工作中 常把这两份文件的主要内容编写在一起 统称为工作说明书 一 工作描述概念 工作描述是指具体说明某一工作的目的和任务 内容和特征 职责和权限 标准和要求 时间和地点 流程和规范 环境和条件 主要内容 工作概况 标识 工作目的 概述 工作职责 是主体部分 包括主要工作内容 工作权限和工作结果等工作条件和物理环境社会环境聘用条件 工作描述示例 二 工作规范概念 又称任职要求 具体说明从事某项工作的任职者所必须具备的教育背景 工作经验 生理要求和心理要求等 主要内容 一般要求生理要求心理要求 工作规范示例 三 工作分析的作用 工作分析 工作描述 工作规范 任务 知识 技能 责任 环境 能力 工作说明书 规划 招聘配置 培训开发 生涯规划 绩效评估 薪酬管理 劳动关系 第二节工作分析信息的收集方法 一 利用现有资料 应尽量利用现有资料 如岗位责任制 作业统计以及人事档案等资料 优点 比较方便 有利降低成本 能为进一步工作提供基础信息缺点 可能存在差异 一般不能单独使用 二 问卷调查法 通过让被调查人员填写问卷来描述其工作行为 工作特征 任职者特征等信息优点 费用低 速度快 不影响被调查者正常工作 调查面较广 信息量大 使用面广 调查资料可量化 并由计算机处理缺点 问卷设计耗时多 费用高 可能产生歧义而影响真实性 被调查者可能不配合 三 访谈法 又称面谈法 是指就某一工作面对面地询问任职者 主管或专家等 以此来获取所需信息 优点 能了解深层次的想法和意见 应用范围广泛 能简单而迅速地搜集到多方面信息 能了解到直接观察不易发现的问题 能提供解释的机会缺点 访谈技巧的训练耗时多 成本高 由于被调查者不配合 会导致信息失真 四 观察法 到现场观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具以及环境等 以此获取所需信息 优点 能了解更多 更深刻的第一手信息 适用于主要用体力活动来完成的工作缺点 不适用于脑力劳动成份比较高及既紧急又偶然的工作 有些员工会产生反感 可能导致操作变形 不能得到有关任职资格要求的信息 五 工作实践法 直接参与某项工作 通过亲身体验直接获取工作特点和要求的信息 优点 避免由于不善表达或不了解工作等造成信息传递中断 有利获得第一手工作信息缺点 运用面很窄 仅适用于在短期内就可掌握其方法的工作 不适用需大量训练或有危险的工作 六 关键事件法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件 关键事件法是指要求有关人员将工作过程中的关键事件详细记录 大量收集信息后 对工作的特征和要求进行分析 优点 能直接描述具体活动 可获得动态信息 建立的行为标准比较准确缺点 收集 归纳事件并进行分类要耗费大量时间 不能提供完整的描述 七 工作日志法 又称工作写实法 是指任职者按时间顺序 详细记录自己的工作内容与工作过程 优点 可靠性较高 费用较少 对分析高水平和复杂的工作比较有效缺点 只适用于周期较短 状态稳定的工作 整理信息的工作量大 会因不认真而遗漏填写的内容 不适用对大量工作进行分析 第三节工作分析的程序和工作说明书的编写 一 工作分析的程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 一 准备阶段确定目的 组成团队 制定方案 确定样本 建立联系 二 调查阶段设计调查方案 与有关人员沟通 广泛收集有关信息 三 分析阶段核对资料 提炼素材 分析 揭示各工作的关键因素 四 完成阶段草拟文件 讨论验证 修改定稿 二 工作说明书的编写 一 工作说明书的编写要求清楚准确完整统一 二 工作说明书编写示例 营销部经理工作说明书 第四节工作设计和再设计 一 工作设计 Jobdesign 的涵义 概念 是为了有效达到组织目标 对工作内容 职责 关系等方面进行的变革和设计 工作分析和工作设计关系密切工作分析的目的是明确所要完成的工作职责及其任职者的资格工作设计的目的是明确工作的内容和方法 即如何做才能提高组织的效率 同时又能较好地满足员工个人的期望 二 工作设计的思想 一 以任务为导向 二 以人为导向工作轮换 Jobrotation 工作扩大化 Jobenlargement 工作丰富化 Jobenrichment 三 以团队 价值为导向以组织价值为标准取舍业务流程环节 建立自我管理的工作团队代替传统的工作岗位 三 工作再设计 一 组织层次 企业重组业务重组 财务重组 组织重组 二 经营单位层次 企业流程再造再造后对工作的影响 组织扁平化 决策权下移和外移 减少了审核和监督 信息和知识共享 管理人员角色转换 三 实施层次 缓解工作压力弹性工作时间 设置可行的目标 提高员工参与度 加强组织沟通 设立身心健康项目 为什么天天摄影公司艺术部进行工作设计后产生了良好的效果 天天摄影公司的主要业务是摄影 冲印底片和制作艺术照片 公司由50名雇员组成 有8位管理人员 艺术部 8名雇员和1名管理人员 的基本工作是挑选相片 进行艺术处理 并装订成册 如果组织得当 这些工作其实是很有趣的 在工作设计之前 主管人员接收所有的任务 将它们归类整理 然后按工人的技术水平分派任务 指定完成期限 工作负担过重时 主管者本人也要完成一部分工作 完成工作后 他必须检查所有的产品 并修补有问题的部分 对主管人员而言 修补有问题的相片是个令人头痛的问题 它需要做大量细致且繁琐的工作 而主管者花费了大量的时间和精力在上面 仍有积压 以至顾客和其他部门经常抱怨变质拖延 结果他忙得几乎没有时间培训和管理员工 而雇员的出错率也越来越高 积压也越来越多 工作的效率也越来越低下 同时 不合理的计酬方式使情况更加恶化 报酬的高低以完成任务的数量来定而不考虑工作难易程度 这使那些有经验的雇员从事耗时多的复杂工作而报酬偏低 而那些做着简单工作的新雇员却得到高收入 雇员的不满情绪日益增加 2个月内 有3个雇员离开了该部门 于是对艺术部的工作进行了重新设计 共分成两个组 普通艺术照组和婚礼肖像组 每个组由一名熟练雇员任组长 负责分工和训练新雇员 除了刚来的新人 每个雇员负责自己的工作质量 一旦出现错误直接返回给本人 主管不再负责修复 加工过程出现问题时员工直接与顾客协商 报酬支付方式在原有数量基础上乘工作难度系数 工作难度越高 系数也越大 报酬也越高 这些改变使艺术部的月产量增加了30 质量也大大提高 雇员也安心工作 思考题 1 天天该摄影公司是如何进行工作设计的 结果如何 2 天天该摄影公司是否还有其他更好的工作设计的方法 申通公司的工作说明书该如何编写 申通公司的财务部主管会计吴敏捷星期一一早刚到办公室 部门经理秘书就送来财务部经理的一份文件 吴敏捷阅读后十分为难地找到经理 他说 李经理 你发的这份文件要求我在两周之内修改完财务部全部10项工作说明书 对 有什么问题吗 李经理问 吴敏捷解释说 这至少要花去我32个小时 但是 我还有很多其他重要的事情要做 如还有两周的内部审计检查工作未完成 你想让我放下手头的工作 去编写工作说明书 这办得到吗 我们已经好几年没有检查这些工作说明书了 它们需要做很大的修改 而且 当修改好的工作说明书发到员工手里时 我还会听到各种意见 这可是一件没完没了的事情 吴敏捷继续说 工作说明书修改好后怎么还会有各种意见呢 李经理问到 吴敏捷回答说 修改工作说明书可是一件非常复杂的事情 修改工作说明书 实际上是提醒员工关注工作说明书的存在 这样可能会使一些人认为工作说明书中未规定的工作就不必做 而且我敢打赌 如果把我部门里的人目前实际正做的工作写进工作说明书里 会无形中强调了这些工作的现时迫切性 同时也就忽视了另外一些工作 我可承担不起大家互相指责和工作混乱的后果 李经理问道 那么 你的建议是什么呢 上面可是已经命令我两星期内完成这项任务 我一点也不想做这工作 吴敏捷回答说 而且在审计工作期间绝对不做 难道你不能向上面反映一下 让这项工作推迟到下个月 思考题 1 在编写工作说明书之前 吴敏捷和李经理忘了做什么工作 这项工作的程序和任务是什么 2 如果