第11章电子邮件的收发与管理

主题第11章电子的收发与管理 主要容 设置账号 使用Outlook Explore收发 电子的管理 使用通讯簿 使用新闻组 本章导读 Outlook Express是Microsoft公司提供的一个电子的收发与管理软件。通过该软件,用户可以实现电子(E-mail)的编写、发送、接收等,同时用户也可以将其他文件导入到Outlook Express中,通过电子的形式发送图片、声音等多媒体文件。这一章学习电子的收发与管理。

11.1 设置账号 在Windows XP中置了Outlook Express的升级版本Outlook Express 6.0。用户只需单击“开始”按钮,在弹出的菜单中选择“Outlook Express”命令,或单击任务栏上的Outlook Express图标,即可启动Outlook Express。

当用户第一次启动Outlook Express时,将弹出“Internet连接向导”系列对话框,通过该对话框,可帮助用户进行Outlook Express电子的设置。

对Outlook Express电子进行设置,可执行以下步骤 (1)单击“开始”按钮,选择“Outlook Express”命令,将弹出“Internet连接向导”之一对话框。

(2)在该对话框中的“显示名”文本框中输入用户想在电子中显示的名称。单击“下一步”按钮,进入“Internet连接向导”之二对话框。

(3)在该对话框中的“电子地址”文本框中输入用户的电子地址。输入完毕后,单击“下一步”按钮,打开“Internet连接向导”之三对话框。

(4)在该对话框中的“我的接收服务器”下拉列表中选择服务器名称;
在“接收(POP3或IMAP)服务器”文本框中输入接收的服务器的名称;
在“发送服务器(SMTP)”文本框中输入发送的服务名称。

注意该对话框中所输入的容,用户可从ISP处获得。

(5)输入完毕后,单击“下一步”按钮,进入“Internet连接向导”之四对话框。

(6)在该对话框中的“账户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的账户名和密码。输入完毕后,单击“下一步”按钮,进入“Internet连接向导”之五对话框。

(7)在该对话框中用户可选择连接Internet的方式。用户可选择“使用线连接”、“使用局域网(LAN)连接”或“手动建立Internet连接”。这里以大多数用户使用的“使用线连接”选项为例进行介绍。

(8)设置完毕后,单击“下一步”按钮,打开“Internet连接向导”之六对话框。

(9)在该对话框中,用户可选择“新建拨号连接”或“使用现有的拨号连接”选项。这里以“新建拨号连接”为例进行介绍。

(10)选择完毕后,单击“下一步”按钮,打开的“Internet连接向导”之七对话框。

(11)在该对话框中,用户可输入ISP所提供的,在“国家(地区)名称和代码”下拉列表中选择国家名称及代码。

(12)设置完毕后,单击“下一步”按钮,进入“Internet连接向导”之八对话框。

(13)在该对话框中的“用户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的用户名和密码。单击“下一步”按钮,进入“Internet连接向导”之九对话框。

(14)在该对话框中的“名称”文本框中输入该连接的名称。输入完毕后,单击“下一步”按钮,打开“Internet连接向导”之十对话框。

(15)在该对话框中显示了已成功设置了Outlook Express电子的信息,单击“完成”按钮即可。

11.2 使用Outlook Express收发 当用户正确设置了Outlook Express电子后,即可进入Outlook Express窗口,打开的Outlook Express窗口。

11.2.1 编写电子 启动Outlook Express后,用户就可以编写电子发送给自己的亲友了,编写电子,可执行以下步骤 (1)单击工具栏上的“创建”按钮,或选择“文件”∣“新建”∣“”命令,打开“新”对话框。

(2)在该对话框中的“收件人”文本框中,输入收件人的名称,若收件人不止一个,可用分号或逗号分开;
在“抄送”文本框中可输入要抄送给其他人的名称;
在“主题”文本框中可输入该的主题。

(3)单击下面的文本框,在其中编写的容即可。用户可单击格式栏中相应的按钮,对编写的进行设置。

(4)若用户想在中发送图片、声音或其他多媒体文件,可单击工具栏上的“附加”按钮。

(5)弹出“插入附件”对话框。

(6)在该对话框中选择要作为附件发送的文件,单击“附件”按钮即可。这时在“新”对话框的“主题”下将出现“附件”文本框,其中显示了所要发送的附件的名称。

(7)编写完毕后,单击“发送” 按钮,或选择“文件”∣“发送”命令,或直接按AltS键,即可立即发送。

(8)若用户当时没有连接网络,可选择“文件”∣“以后发送”命令,将其先保存到“草稿”文件夹中。

11.2.2 阅读电子 启动Outlook Express后,在Outlook Express窗口中的“电子”选项组中将显示是否有未读的,及有几封未读的等信息。单击“阅读”超,即可阅读所有的,也可以在左边的“文件夹”窗格中单击“收件箱”文件夹,打开“收件箱”窗格,选择要阅读的。

有时打开了电子,却发现该电子显示的是乱码,这时用户可执行以下操作,使其恢复正常显示 (1)打开该电子。

(2)选择“查看”∣“编码”∣“简体中文”命令即可。

若执行上述操作后,显示仍是乱码,则可能是对方发送的有问题。

11.2.3 回复收件人 在收到电子后,用户若需要给寄件人回复信件,可执行下列操作 (1)打开要回复的电子。

(2)单击工具栏上的“回复作者” 按钮,打开“Re回复收件人”对话框。

(3)在“收件人”文本框中显示了收件人的电子地址,单击下面的文本框,编写即可。

(4)编写完毕后,单击工具栏上的“发送” 按钮即可将其回复给发件人。

11.2.4 使用信纸 信纸是Outlook Express提供的带有文本格式及背景图案的HTML格式的文件。使用信纸,可以点缀,使其可以更加美观,更富个性。

1.编写新时使用信纸 执行下列步骤,可在编写新时使用信纸 (1)启动Outlook Express。

(2)单击工具栏上的“创建”按钮旁的小三角。

(3)在其下拉菜单中选择一种信纸样式,即可打开“新”对话框,并使用所选信纸。

2.使用相同信纸编写 用户也可以设定在每次编写新时都使用相同的信纸,具体操作步骤如下 (1)启动Outlook Express。

(2)选择“工具”∣“选项”命令,打开“选项”对话框。

(3)选择“撰写”选项卡。

(4)在“信纸”选项组中,选中“”前的复选框,单击“选择”按钮,将弹出“选择信纸”对话框。

(5)在该对话框中选择一种信纸样式,在“预览”框中即可看到该信纸的样式。选择好喜欢的信纸样式后,单击“确定”按钮。

(6)这时在“信纸”选项组中的“”框中会显示所选的信纸样式。

(7)单击“应用”和“确定”按钮即可在编写时,使用相同的信纸。

3.创建信纸 对于Outlook Express提供的信纸,用户还可以在其基础上创建新的信纸样式,或将其他图片导入作为信纸使用。

创建信纸,可执行下列步骤 (1)启动Outlook Express。

(2)单击“创建”按钮右边的小三角,在其下拉菜单中选择“选择信纸”命令,或选择“”∣“新使用”∣“选择”命令,打开“选择信纸”对话框。

(3)在该对话框中单击“创建信纸”按钮,将弹出“信纸设置向导”之一对话框。

(4)该对话框描述了“信纸设置向导”的作用,单击“下一步”按钮,进入“信纸设置向导”之二对话框。

(5)在该对话框中选中“图片”选项前的复选框,在其下拉列表中选择一种喜欢的信纸样式,单击“浏览”按钮,可将其他图片导入为信纸。

(6)在“位置”下拉列表中选择信纸的铺设的位置,在“平铺”下拉列表中选择信纸的铺设方式。设置完毕后,可在“预览”框中看到设置的效果。

(7)若用户想使用纯色信纸,可清除“图片”选项,选中“颜色”选项前的复选框,在其下拉列表中选择一种颜色即可。

(8)单击“下一步”按钮,打开“信纸设置向导”之三对话框。

(9)在该对话框中用户可设置用于该信纸的字体、字号及颜色等。设置完毕后,单击“下一步”按钮,即可打开“信纸设置向导”之四对话框。

(10)在该对话框中,用户可设置信纸的页边距。调整“左边距”和“上边距”右边的微调按钮,在“预览”框中即可看到调整的效果。

(11)设置完毕后,单击“下一步”按钮,即可进入“信纸设置向导”之五对话框。

(12)在该对话框中的“”文本框中可为创建的信纸起一个名称。单击“完成”按钮,即可完成信纸的创建。

11.2.5 为添加签名 有时为了显示个性,用户还可以在中添加签名,将其附在信件的结尾处。在中添加签名,可执行以下操作 (1)启动Outlook Express。

(2)选择“工具”∣“选项”命令,打开“选项”对话框,选择“签名”选项卡。

(3)在该选项卡中的“签名”选项组中单击“新建”按钮,新建一个签名;
在“编辑签名”选项组中,用户可选择“文本”选项,直接在Outlook Express中编辑签名,或先在文本编辑器(如记事本)中编辑好签名容,然后选择“文件”选项,单击“浏览”按钮,将该文件添加到签名中。

注意签名只允许使用纯文本格式,即.TXT格式。

(4)若用户要在所有新中添加签名,可选中“签名设置”选项组中的“在所有待发中添加签名”复选框;
若清除“不在回复和转发的中添加签名”复选框,则在回复和转发的中也将添加签名。

(5)设置完毕后,单击“应用”和“确定”按钮即可,如图11.25所示。

11.2.6 为添加背景音乐 在Outlook Express 6.0中用户可以尽量将电子设计得非常精美,不仅可以在其中设置背景,还可以添加背景音乐,使其更富感染力。

为添加背景音乐,可执行以下操作 (1)启动Outlook Express。

(2)创建一个新。

(3)选择“格式”∣“背景”∣“声音”命令,打开“背景音乐”对话框。

(4)在该对话框中单击“浏览”按钮,用户可选择添加到中的声音文件;
在“重复设置”选项组中,用户可选择声音播放的次数。

(5)设置完毕后,单击“确定”按钮既可应用设置。

11.2.7 在中加入图片 用户还可以在中加入图片,具体操作如下 (1)启动Outlook Express。

(2)创建或打开一个。

(3)选择“插入”∣“图片”命令,打开“图片”对话框。

(4)在该对话框中单击“浏览”按钮,可选择图片;
在“布局”选项组中可选择插入图片的布局;
在“间隔”选项组中可设置间隔距离。

(5)设置完毕后,单击“OK”按钮即可将该图片添加到中。

11.3 电子的管理 Outlook Express 6.0提供了强大的电子管理功能,使用户可以轻松的管理好收到的大量。这一节学习如何管理电子。

11.3.1 删除不需要的 当“收件箱”文件夹中所存放的越来越多时,用户就需要将一些不需要的删除,以节省空间

删除不需要的,可执行下列操作 (1)启动Outlook Express。

(2)单击“文件夹”窗格中的“收件箱”文件夹,打开“收件箱”文件夹。

(3)选择需要删除的。

(4)选择“编辑”∣“删除”命令,或按CtrlD组合键,或按Delete键,或右键单击该,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。

(5)这时,所删除的将被放在“已删除”文件夹中,若要将“已删除”文件夹中的彻底删除,可右键单击“已删除”文件夹,在弹出的快捷菜单中选择“清空‘已删除’文件夹”命令。

(6)这时将弹出“Outlook Express”对话框。

(7)该对话框提醒用户是否要永久