第九章,秘书的人际关系

第九章秘书的人际关系 学习目标 思考练习 主要内容 视野拓展 本章导言 理解人际关系的基本概念 理解秘书人员人际关系的基本特征 掌握秘书人员增强自己人际吸引的基本方法 知道人际关系的基本分类方法 会用心理学的基本原则处理工作中的各种人际关系 掌握秘书人员处理人际关系的方法和技巧 良好的人际关系 可以使人们感情融洽 彼此信任 互相关心与支持 能够大大地提高工作效率 秘书人员处在一个单位的枢纽位置上 在日常工作中要与各方面的人打交道 学习和掌握必要的人际关系知识和技巧 对于提高秘书工作的效率是十分有益的 第一节秘书的人际关系特征 第二节秘书的人际吸引 第三节秘书处理人际关系的艺术和技巧 第一节秘书的人际关系特征 一 什么是人际关系 三 秘书人际关系的特征 二 人际关系的一般形态 四 人际关系在秘书工作中的重要性 本节点睛 秘书的人际关系是依靠业缘而形成的 秘书工作的涉及面有多广 秘书人际关系的交往面就有多宽 秘书所建立的人际关系也就有多少 一 什么是人际关系 人际关系是指在社会实践活动中 通过交往而产生 发展和建立起来的人与人之间的心理关系 不同的学科 对人际关系的理解是不相同的 社会学 人际关系是指在社会关系总体中人们的直接交往关系 社会心理学 人际关系是指人与人之间的心理上的关系 表示的是心理距离的远近 行为科学 人际关系是人与人之间的行为关系 体现的是人们社会交往和联系的状况 人际关系与人际交往既有密切的联系 又有一定的区别 联系 首先 人际关系是在人际交往的过程中形成和发展起来的 离开了人际间的交往行为 人际关系就不能建立和发展 其次 人际关系的状况是由人际交往的状况决定的 区别 人际关系指人与人之间通过一定方式进行接触 在心理或行为产生相互影响的过程 一般是从静态角度看的一种状态 人际交往在社会生活中人与人之间的直接交往关系 它是在人们物质交往和精神交往的过程中产生和发展起来的关系 一般是从动态 角度看的一个过程 二 人际关系的一般形态 人际关系是一个十分复杂的社会问题 按照不同的分类方法 可以将人际关系划分为许多不同的类型 见图9 2 图9 2人际关系的分类 三 秘书人际关系的特征 在社会生活中 每个人都归属于一定的社会群体 扮演着一些特定的角色 社会群体的性质不同 社会角色所发挥的作用也不同 也决定了人际关系所呈现的特征也各有所异 基本特征秘书人际关系的业缘性特征带有长期性 稳定性的人际关系 属于临时的 不确定的关系人际关系 秘书人际关系的首属性特征首属关系 交往频率高 关系密切的关系 次属关系 交往频率低 关系较疏远的关系 附属性特征一是因为业缘性关系而具有的广泛性 二是因为首属性关系而具有的强制性 1 2 四 人际关系在秘书工作中的重要性 秘书人员在上级与下级 部门与部门 领导与群众之间起着枢纽 桥梁 联系 协调的作用 其工作性质决定了秘书人员接触面非常广泛 处理的事务纷繁复杂 人际关系对秘书工作的影响甚大 首先 良好的人际关系有利于提高秘书人员的工作效率可以与其他人协调一致 可以获得他人的支持和帮助 有利于形成融洽的群体气氛 其次 良好的人际关系有利于提高秘书人员建立良好的人际环境工作中充满友情和温暖 使心情舒畅愉快 相互的尊重 关照 体贴 帮助 可以促进身心的健康 第二节秘书的人际吸引 本节点睛 一 人际吸引的基本规律 二 秘书的人际吸引 人际吸引即人们彼此间的喜欢 是建立良好人际关系的重要条件 秘书人员只有了解人际吸引的基本规律 提高自己在人际交往中的吸引力 才能建立起融洽 和谐的人际关系 一 人际吸引的基本规律 一 人际吸引的邻近律 人们生活空间上的距离越小 双方就越容易接近 彼此之间容易相互吸引 并继而成为知己 这便是人际吸引的邻近律 近水楼台先得月 向阳花木早逢春 这句俗话 就是形容人们彼此在时空上的接近是友谊形成的重要因素 影响人际吸引的因素很多 但先决条件往往都是以时空上的接近为开端的 见图9 3 图9 3影响人际吸引的因素 二 人际吸引的一致律 人际吸引的一致律是指在人们的交往过程中 如果交往的双方在年龄 性别 职业 社会地位 文化程度 尤其是个性态度上有一致性或相似性时 就容易产生相互吸引 并容易成为 知己 莫逆之交 相似性中最有吸引力的是态度和价值观的一致性 也就是志同道合的力量 三 人际吸引的互补律 人际吸引的互补律是指人际互动的双方 有时尽管彼此条件差异很大 但是当双方的需要和满足需要的途径正好成为互补关系时 也会产生强烈的相互吸引力 表面上 相似律和互补律似乎是相互矛盾的 事实上并不矛盾 而是存在着内在的一致性 它们在不同的角色交往中发挥着作用 见图9 4 图9 4相似律和互补律的关系 四 人际吸引的对等律 对等律是指人们普遍怀有这样一种心理倾向 即人们都喜欢那些同样喜欢自己的人 这种有意无意的报答性现象 就是古语 敬人者 人恒敬之 的心理机制 对不同的人来说 由他人的喜欢所激发出来的回报并不完全相同 在人际交往中是否喜欢对方 则受这种心理是否获得满足的影响较大 如果一个人能从对方那里获得满足 他就会喜欢对方 否则便会不喜欢对方 人际吸引的对等律是随着双方态度的变化而发生变化的 人们喜欢对自己的喜欢程度不断增加的人 而讨厌对自己的喜欢程度不断减少的人 二 秘书的人际吸引 秘书人员要想使各项工作开展顺利 必须建立融洽协调的人际关系 要建立良好的人际关系 就必须有意识地按照基本规律来增强自己的人际吸引力 还应该增强个人特征的魅力 以便进一步形成较强的人际吸引力 一 外貌吸引 外貌因素是影响人们塑造形象的表层因素 包括相貌 身材 姿态 神情 谈吐 举止 服饰等 但是熟识的人 更注重的德才学识 秘书人员扩大交往范围 建立良好的人际关系 一方面要注重外在形象的塑造 注重仪表修饰 另一方面要注重加强自己各方面的修养 二 能力吸引 人并不是越聪明能干就越招人喜欢 还必须与个人品德结合起来考虑 秘书人员应该依靠脚踏实地地干工作来显示自己的能力 给人留下干练果断 行动机敏 办事能力强的良好印象 能力吸引所涉及的内容是非常广泛的 如写作能力 口才表达能力 处理人际关系能力 办事能力等都可以产生能力吸引 三 个人品质吸引 心理学的研究表明 人们最喜欢的个性品质是真诚 最讨厌的个性品质是虚伪 秘书人员要注意培养乐观 豁达 热情 友好 真诚的个人品质 以增强人际吸引的力量 妨碍人际吸引的个性品质是 为人虚伪自私自利不尊重人报复心强妒忌心强猜疑心重苛求于人过分自卑骄傲自满孤独固执 第三节秘书处理人际关系的艺术和技巧 本节点睛 三 秘书处理人际关系的技巧 二 秘书处理人际关系的方法 一 秘书处理人际关系的原则 处理人际关系是一门艺术 秘书人员既需要掌握原则 又需要掌握方法和技巧 原则用得好 方法用得恰当 技巧用得灵活 就能处理好各种复杂的人际关系 一 秘书处理人际关系的原则 一 尊重原则人都有友爱和受尊敬的欲望 人与人之间的交流 都应建立在真诚与尊重基础上 人唯有尊重他人 才能尊重自己 尊重他们他人不仅仅是一种态度 也是一种能力和美德 二 平等原则 平等待人是建立良好的人际关系的前提 平等原则是秘书人员处理人际关系必须遵守的一原则 对等交往是在处理人际关系时平等原则的具体运用 是交往礼节的一种基本要求 也是维持长期人际关系的基本要求 在实际交往活动中 人们运用平等原则主要体现在三个方面 一是在公务活动中处理人际关系时 多数采用的是地位对等法 在办公室的接待活动中更是如此 二是在以物质交往为主的活动中 一般采用的是价值对等法 即等价交换的原则 三是在以私人交往为主的活动中 主要采用的是情感对等法 三 互利原则 在人际关系活动中 大多数的交往都是互利互惠的 要实现交往活动的互利 人们在交往中必须采取相互合作的态度 互利原则具体表现在三个方面 一是物质互利 二是精神互利 三是物质与精神互利 四 信用原则 讲信用主要是指在人与人的交往活动中要做到即言必信 即行必果 要做到取信于人 必须注意以下三方面 一是要守信 二是不轻诺 三是要诚实 五 相容原则 相容是指心胸宽广 忍耐性强 相容是一个人有自信心的表现 自信心越高的人 相容度就越高 能做到容纳别人的人是心中有主见 目标明确 原则性强的人 容人正是为了结合原则性与灵活性 以便更好地达到自己的目标 做到能容人 首先要严于律己 宽以待人 其次要大事清楚 小事糊涂 只有这样才能处理好各种复杂的人际关系 二 秘书处理人际关系的方法 一 感情投资法感情投资法 是指对人要倾注真挚的感情 舍得在密切感情方面花本钱 下功夫 以争取对方的欢心 从而建立起良好的人际关系的方法 运用 秘书处理与领导关系时 除了重视工作活动中的角色交往外 还应重视日常生活中的情感交流 秘书人员要注意充分利用各种有利的时机进行感情联络 利用交往对方的乔迁 晋升 结婚等表示祝贺 利用节假日进行看望 问候等表示关心尊重 在交往对方遇到困难时及时援助等 二 心理吸引法 心理吸引法就是通过提高自己的素质修养以使自己创造出一种心理 磁场 使人们在接近到这种心理 磁场 后便容易被其所吸引 秘书人员应注意两个方面的问题 一是要不断加强自己的品德修养 二是要多些乐观和幽默 三 求同存异法 在处理人际关系时 对双方的差异应作客观的分析 不应过分强求一致 应该做到求大同存小异 大事讲原则 小事讲风格 鲁迅与瞿秋白的性格及行文风格都有较大差异 鲁迅深刻 严峻 瞿秋白明快 爽朗 这并不妨碍两人成为知交密友 他们在共同的奋斗目标上是一致的 有共同的理想和追求 鲁迅为瞿秋白写过一副对联 人生得一知己足矣 斯世当以同怀视之 四 角色互换法 每个人在同某一具体对象交往时总是以特定的角色出现的 运用角色互换法 都站在对方的角度去看问题 就容易理解对方的想法和行为了 秘书人员要做到设身处地地替交往对方着想 以要求别人待自己的方式去对待别人 三 秘书处理人际关系的技巧 秘书在处理人际关系时 要注意学会使用各种技巧 一是要注意审时度势 根据具体的情景选择合适的方法 二是要注意因人有别 根据具体的交往对象采取不同的方法 三是要注意情理并用 做到 以情感之 以理晓之 美国著名人际关系专家戴尔 卡耐基在 人性的弱点 中提出了 怎样使你受欢迎 的六个技巧 戴尔 卡耐基是20世纪最伟大的成功学大师 美国现代成人教育之父 他一生致力于人性问题的研究 运用心理学和社会学知识 对人类共同的心理特点 进行探索和分折 开创并发展出一套独特的融演讲 推销 为人处世 智能开发于一体的成人教育方式 技巧1 对别人真诚地感兴趣 技巧2 给人留下良好印象的简洁方法是微笑 技巧3 要想获得别人的好感 请记住别人的名字 技巧4 在交谈中尽量做一个好的听众 使用一种暗示性的赞美 技巧5 谈论对方感到有兴趣的话题 技巧6 必须以一种真诚的态度去赞美别人 什么是人际关系 人际关系对秘书工作有何重要影响 秘书人际关系的特征是什么 什么是人际吸引 秘书人员应怎样增强自己的人际吸引力 简述秘书处理人际关系的原则和方法 结合自己的人际交往实践 谈谈开展人际交往的经验和方法 1 2 3 4 5 案例分析 怎样正确处理人际关系