《精编》质量管理体系设计全案培训与指导

质量管理体系设计全案 培训与指导 北京弗布克管理咨询有限公司2012 8 设计说明 质量管理体系设计全案 是 弗布克管理体系设计全案系列 图书中的一本 本书按照 岗位职责 管理制度 工作流程 执行工具 实用表单 实施方案 六位一体的模式 对内部质量审核与认证管理 采购质量管理 制程质量管理 产品质量管理 检测器具质量管理 质量控制 质量改进 质量成本管理和服务质量管理共九项质量管理工作内容进行了系统化设计 本全案图书采用岗位职责 制度 流程 工具 表单 方案的结构方式 纵向 横向 的坐标模式 纵向 是指对每本图书包括的各子业务模块进行设计 横向 是针对 纵向 中的每一业务模块 从 岗位职责 制度 流程 工具 表单 方案 六个维度进行了细化说明 详细阐述了如何应用这些维度所包括的关键因素体系化和精细化的双重维度 体系使得管理更加规范和有条理 体系让管理明确化 并清晰地建立起各个模块间的关系 精细使得管理工作更加具体和详尽 并把具体的事项和任务明细化 明晰化便于企业梳理自己的各项管理业务 本体系设计提供了大量的范例和模板 便于各企业根据自己的实际情况修改套用 这样不仅提高了管理设计的有效性 更节约了读者大量的时间本书从 务实 实务 的角度出发 本着 拿来即用 的使用原则进行系统设计本PPT内容是本图书的培训与指导版本 不是简单的图书内容的再现 目录 如何设计岗位职责 2 如何设计工作流程 4 如何设计管理制度 3 如何设计执行工具 5 质量管理体系9大模块设计 8 质量管理体系设计全案框架 1 如何设计实用表单 6 如何设计实施方案 7 质量管理体系设计全案框架 为了更好地开展质量管理工作 质量管理人员需要了解并掌握质量管理体系的主要模块和相关内容 质量管理体系主要包括九大模块 具体模块构成如下图所示 质量管理体系设计全案框架 针对质量管理体系的各个模块 本书分别从岗位职责 管理制度 工作流程 执行工具 实用表单和实施方案六个维度进行了详述 具体内容如下图所示 质量管理人员只要掌握了每个模块体系中的相关内容 并按照体系中的要求和标准进行规范化管理 就会确保 人人有事干 事事有规范 办事有流程 做事有工具 执行有表单 工作有方案 才能提高企业质量管理的整体水平 从根本上提升企业的执行力 增强企业的竞争力 目录 如何设计岗位职责 2 如何设计工作流程 4 如何设计管理制度 3 如何设计执行工具 5 质量管理体系9大模块设计 8 质量管理体系设计全案框架 1 如何设计实用表单 6 如何设计实施方案 7 2如何设计岗位职责 岗位职责是指每个岗位所要求的需要完成的工作内容以及在岗位上应当承担的责任范围 企业设计岗位职责为第一个维度的目的 是对质量管理岗位进行合理有效的分工 促使质量管理人员明确自己的岗位职责 认真履行岗位职责 以便出色地完成岗位任务 工作分析的系统模型 设计岗位职责必须进行系统的工作分析 包括建立系统模型 规范流程 信息来源 设计方法 模板设计 具体编写要求和注意事项等 参与者 职位信息 HRM职能 工作说明书 职位目的任务职责职位关系工作流程业绩标准工作权限工作环境必要知识所需技能必要经验胜任能力 战略传递组织设计流程设计工作设计HR规划招聘选拔HR配置培训开发绩效考核职位评价薪酬管理职业生涯管理 外部专家员工管理者客户合作伙伴 定性方法 文献研究 问卷 访谈等定量方法 PAQ FJA等综合分析法 工作概要职责任务KPI组织图表知识 技能与胜任能力要求 行为标准等 组织管理的短板与问题 职位分析报告 收集信息方法 2如何设计岗位职责 工作分析的规范过程 如下图所示 收集岗位信息全面的访谈实地观察问卷调查等信息收集方法整理职责分配分析 沟通和编制书面文件 部门工作说明书岗位工作说明书管理者与任职者的一致理解优化职责分配 资源输入 过程 成果输出 通常会经历下面五个阶段 组织结构图职责的分配高层的意见 2如何设计岗位职责 岗位职责的信息来源 企业在设计质量管理人员的岗位职责时 首先应了解各种岗位职责的信息 岗位职责的信息来源如下图所示 2如何设计岗位职责 岗位职责的设计方法 企业在设计质量管理人员的岗位职责时 主要运用以下三种方法 具体如下图所示 方法1 方法2 方法3 围绕工作目标 根据工作大类逐类设计岗位职责 不能将一项很小的工作任务当作一项岗位职责来设计 先用几个关键字来概括每项职责 说明该项工作的内容 然后再具体描述怎么做以及所要达成的目标 岗位职责一般包括行动 完成的标准以及完成的期限等部分 2如何设计岗位职责 岗位职责的编写示例岗位概述诊断与优化示例如下 填写原则 一般用一到三句话表述说明该岗位存在的目的和意义简述该岗位的核心职责及重要的限制条件 填写要领 填写的模式如 为了 在 的指导下 影响下 负责 工作 完成该岗位的关键职责详述后 再填写职责概述会较容易 采购质量主管岗位 2如何设计岗位职责 工作职责填写要求及示例 工作职责诊断与优化主要是列举本岗位的主要职责 是一个从输入到加工到输出的过程描述工作职责应按照工作内容的重要性进行排序 2如何设计岗位职责 编写岗位职责时有一些约定俗成的表述词汇 具体如下图所示 可针对性地加以选用 1 2 3 针对制度 方案 计划等文件 草拟 起草 拟订 编制 制订 拟定 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料 调查 收集 整理 分析 研究 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估 思考行为 研究 分析 评估 发展 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动 组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释 提供 协助上级行为 许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定下级行为 检查 核对 收集 获得 提交 制作 办理管理行为 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督专家行为 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价 辨明 界定 提议 预测 协调 解释 支援 其它 维持 保持 建立 开发 准备 处理 执行 接待 安排 监控 汇报 计划 经营 确认 概念化 合作 协作 主持 获得 核对 检查 联络 设计 带领 指导 评价 评估 测试 建造 修改 执笔 起草 拟定 收集 引导 传递 翻译 组织 控制 操作 保证 预防 解决 推荐 介绍 支付 计算 修订 承担 支持 谈判 商议 面谈 拒绝 否决 监视 预测 比较 删除 运用 2如何设计岗位职责 岗位职责编写注意事项 如下图所示 1 2 3 岗位说明书是质量管理的基础性工作 是人力资源管理的主要内容 岗位说明书的编写 要按照系统思考的原则进行设计 这项工作不是人力资源部门单独可以完成的 要以其为主 吸收其他管理专业资深人员参加 也可以请专业的咨询公司 而且有时会不可避免地影响到正常工作 所以要与其他部门做好协调 针对 岗位 而非针对 个人 着重那些 应该 做的工作 而非 目前正在 做的 分析岗位的职责 而非岗位的明细 4 5 岗位说明书的编制是一个持续 渐进的过程 需要不断的修改 补充和完善才能逐步优化与提升 岗位说明书的编制过程复杂 工作量大 涉及人员多 要有全方位的准备 2如何设计岗位职责 岗位职责设计模板如下图所示 岗位名称 岗位职责 目录 如何设计岗位职责 2 如何设计工作流程 4 如何设计管理制度 3 如何设计执行工具 5 质量管理体系9大模块设计 8 质量管理体系设计全案框架 1 如何设计实用表单 6 如何设计实施方案 7 3如何设计管理制度 制度是企业为完成其组织目标 维系其组织稳定 针对生产经营及管理活动制定的具有普遍约束性 反复适用性 权利义务并存的行为准则 管理制度一般指企业为完成某项任务或目标 要求相关人员共同遵守的办事规程或行动准则 质量管理制度设计作为质量管理各体系中的一个维度 主要作用是使质量管理人员能够按照制度的规定开展工作 确保工作的规范化 标准化 注 制度必须以公文形式发布才能正式生效 而用来发布制度的公文 通知本身不算制度 在企业质量管理实践中 属于制度范畴的有章程 规定 办法 细则 规范等 不属于制度范畴的有公司简介 指导意见 战略发展规划 年度计划 工作计划 说明书 帮助手册 合格标准 配置规范等 3如何设计管理制度 管理制度框架设计管理制度的内容结构常采用 一般规定 具体制度 附则 的模式 一个规范 完整的制度所需具备的内容要点包括制度名称 总则 通则 正文 分则 附则与落款 附件这五大部分 管理制度设计人员应注意每一要点 以使所制定的制度内容完备 合规 合法 需要说明的是 对于针对性强 内容较单一 业务操作性较强的制度 正文中可不用分章 可直接分条列出 而总则与附则中的有关条目不可省略 根据制度的内容结构 以下给出了常用的管理制度内容框架及编制规范模板 供读者参考 具体内容如右图所示 管理制度第1章总则第1条第2条第3条第2章 第条1 2 1 第条第章附则第条第条附件 制度名称设计 要求 清晰 简洁 醒目 受约单位 个人 可略 内容 文种制度总则设计 包括制度目的 依据的法律法规和内部制度文件 适用范围 受约对象或其行为界定 相关术语解释 职责描述等制度正文设计 制度的主体部分 主要包括对受约对象或具体事项的详细约束条目 正文分章 条目全面 合乎逻辑 语言表述清晰 没有歧义 可按对人员的行为要求分章分条或按具体事项的流程分章分条制度附则设计 说明制度的制定 审批 实施 修订 使用日期 增强真实严肃性 包括对未尽事宜的解释 制定 修订 审批单位或人员 生效条件 日期等制度附件设计 包括制度执行中需要用到的表单 附表 附表 文件 相关制度 相关资料等 3如何设计管理制度 质量管理制度编制规范质量管理人员在设计管理制度时需遵循一定的编制要求 即 三符合 三规范 具体如下表所示 3如何设计管理制度 质量管理制度的设计步骤企业在设计质量管理制度时 首先要明确需解决的问题及所要达到的目的 其次要定好位 并开展内 外部调研 明确制度规范化的程度 统一制度格式等 具体而言 质量管理制度的设计步骤如图所示 企业制定各项管理制度的主要目的在于预警性地规避风险或将已发生的问题及其危害控制在一定范围内 以避免或减少不必要的损失 确保企业经营活动的正常 有序运行 制度设计人员在设计或修订制度时要站对 站稳制度设计的立足点 如战略角度 企业管理角度 部门管理角度 业务管理角度 人员管理角度等 制度设计人员应进行调研访谈 了解企业实际存在的 业务运作过程中出现的 需要解决的问题等 从而设计出真正能满足企业需求的合适制度 制度起草工作包括明确制度类别 确定制度风格和写作方法 明确制度目的 在调研的基础上进行制度内容规划并形成纲要 拟定条文形成草案并将制度格式标准化 制度要为企业运营和发展服务 企业应以适当方式向全体员工公示 以示制度生效 便于员工遵守执行 制度公示 制度草案完成后 制度设计人员需通过意见征询 试行等方式获得相关建议 发现不足和纰漏并进行修改完善 直到最终定稿审批通过 一套体系完整 内容合理 行之有效的企业管理制度应达到 三符合 三规范 及其他要求 明确问题 角度定位 调研访谈 统一规范 制度起草 制度定稿 3如何设计管理制度 质量管理制度的设计模板质量管理制度的设计模板如下所示 目录 如何设计岗位职责 2 如何设计工作流程 4 如何设计管理制度 3 如何设计执行工具 5 质量管理体系9大模块设计 8 质量管理体系设计全案框架 1 如何设计实用表单 6 如何设计实施方案 7 4如何设计工作流程 工作流程是指工作事项的活动流向顺序 主要包括实际工作中的工作环节 步骤和程序 在工作流程中 组织系统内各项工作之间的逻辑关系是一种动态关系 工作流程作为体系中的一个维度 主要采用流程图的方式进行设计 工作流程图是通过适当的符号记录全部工作事项 用以描述工作活动的流向顺序 工作流程图由一