图书采购是高校图书馆工作的一项常规性工作,也是图书馆建设的一项基础性工作。图书馆不同的采购方法直接关系到图书馆藏书质量的高低。传统的采购模式即书目预订已不能适应新形势下图书采访工作的需要,它存在着许多弊端。一是由于某种原因收到的订单不全或预订图书不能完全到馆,导致购回图书不理想; 二是不见实物,许多图书很难辨别是否合适高校读者群,如《唐词三百首春、夏、秋、冬》,其实它属于注拼音带彩图少儿读物,还有一些活页字帖、字画等,在订单上很难辨别,为了避免以上这种现象,图书现场采购被越来越多的高校图书馆所重视。
图书现采也就是图书馆的采访人员到特定的书市、书店现场采购图书的一种方式。近几年各高校图书馆都实行图书招标、现场购书的采购方式。
一、现采前的准备工作
(一)随着市场经济的发展,所开设的专业也随之改变,读者的文献需求变化加快,使得图书采访人员在现采中要心中有数,必要时应制订采选计划。
(二)采访人员应经常在流通室了解情况,以便随时纠正采购误差。
(三)采访人员应多与读者交流。多了解各系各专业教师所需的书目信息,在图书馆局域网上开通“读者需求书目推荐”与读者互动,由于读者是最终的使用者,所以最具有发言权。图书馆工作人员应群策群力,竭尽所能收集信息,为读者采好、采全图书。
(四)图书馆在选择合作伙伴时,应选实力雄厚、信誉良好、有相当规模的经营书店,必要时可派人亲自考察他们的卖场。
(五)各系送来订单,一定得仔细查看,一般用书名查重法,查重时正确输入题名,否则查找不确切,导致采购重复或漏选。
二、现采的好处
由于现采是“见书选书”,它相对于预订来讲就有一定的直观性、广泛性等优势。
(一)择优性
随着出版事业的发展,图书品种日益增多,内容质量也千差万别,也可以说是鱼龙混杂,良莠不齐,好书与劣书同现。因此采选必须“择优”,确保质量第一。首先确保图书内容好,要求在政治思想上符合科学性、合理性;其次印刷质量好,要求纸张优等,印刷清晰,装帧精良;第三,可读性强,有利于丰富读者的精神生活和知识增长。
(二)广泛性
图书采购的目的是为了最大限度地满足广大读者对图书的需求,现采可直观丰富多彩的图书品种,尽量满足本馆广大读者不同爱好、不同文化层次的阅读需求。
(三)合理性
现采可根据阅读群的多少来合理地决定采购数量,做到有一定的侧重点,以需购进,达到馆藏图书结构合理,品种丰富。
(四)时效性
现采后的图书,书商可在二十天左右配齐图书,兼贴条码加磁条,配送MAKC数据等,大大地缩短了图书的到馆时间。
三、数据采集器的特点
在图书现采时,如何最大限度地避免重复购置,有些图书馆配备笔记本电脑进行现场查重,收到一定的效果,但笔记本电脑也存在一定的局限,如电池使用时间不长;体积大,需要放在固定的、平坦的地方;需要有人协助,一个人很难开展工作等,在这种情况下,选择手柄式数据采集器作为现场采购的工具,其方便、快捷、高效的作用在各高校图书馆现场采购中凸显出来,被大家公认。
数据采集器又叫盘点机、手持终端机,它是一种条码阅读器和掌上电脑的结合体,是集激光扫描、汉字显示、数据处理、数据传递等功能于一体的高科技产品。目前,数据采集器主要有CASIO系列、NEWIAND系统、SYMB01系列等,型号繁多,它适合于脱机使用的场合,主要有以下几项特点:
(一)体积小,便于携带
我馆使用的新大陆数据采集器,大小如摇控器,特别轻巧,便于随身携带,不受时间、地点影响,外壳坚固,具有从一米多高度摔下的抗震性。
(二)存储量大、耗能低
采集器中的电源采用大容量长寿命的锂电池,一次充电,待机可达一百多小时,可连续使用几天,即使主电源无法供电,数据可完好无损地保存在存储器中。它采用32位RISC结构CPU,运算能力达到100MIPS,内存8MRAM+16M(Flash ROM),也就是说可装载近一百多万个ISBN号。
(三)操作简单、直观
由于采集器兼具了掌上电脑、条码扫描器的功能,现场使用时,可通过直接扫描ISBN码,快速判断是否与馆藏文献重复,只需按几个键就可直观地判断出所采文献是否需求,也就是扫描、查重同时进行。
(四)能灵活控制复本
我们在采选过程中,根据需求可随时增减书的复本,只需返回到设置复本数中,输入所需册数即可,可提供固定数量采集与选择数量采集两种选择。
(五)运算速度快,统计准确
当我们采选好一家图书后,可直接进行采购统计,输入书店代号,几秒内就可统计已购种数、总册数,它的确是采购的好帮手。我馆结合数据采集器的可编程序的特性,将其用于外出查重,大大提高了外出购书查重的效率。
四、数据采集器的应用
数据采集器的主要功能就是通过ISBN号查重,我们在采集前把图书馆的馆藏的中央数据库、采访数据库的数据分别提取,并转换为文本文件,导入我们采集器中,形成基本数据库,现购查重的具体步骤如下:
第一步,打开手持式数据采集器,出现图书外采,点击“1、图书采购”确认后,输入默认采购数量 、书店代号,确定后,就可以在书店现场对图书ISBN号进行扫描。如果采集器中提示库中现有几册或已购几册,说明本馆已有此书或已购此书,如不再增加复本,按返回键,扫下一条条码;如果出现“库中无此书”、“已购数量为0”就可以选择保存该图书,该记录就会保存在数据采集器的文本文件中。
第二步,完成采购后,点击采集器中的“3、采购统计”,输入书店代号,就马上统计出已购种数、总册数,做到心中有数。
第三步,采购结束后,点击“4、上传数据”,把文本文件从采集器上传到书商电脑中,请书商配书。这样,一家现采图书就圆满结束了。
五、现购中应注意事项
(一)条码采集人员应有高度责任心,尽可能避免漏读、误读,尽可能读取条码后准确复位。
(二)在现购过程中,我们可根据本校专业的设置,确定几家核心出版社,这样,既便于采购(有的书商的卖场按出版社分类),又保证了质量。
(三)由于采集器仅依赖于ISBN号查重,对ISBN号末尾的英文字母要求大写,采选时,必须认真查看。有的ISBN号不能识别,那是条码不规范,如缺少必要的空白区,条和空的对比度过低、宽窄比例不合适,这时,我们可用手工输入ISBN号查重。
(四)数据在导出时,必须正确输入书店代码,所以在设置书店代码时,必须慎重,切忌输入与上次采购相同代码,将会造成ISBN号混乱。
(五)我们在现采中,应保护好数据采集器,避免挤压,远离磁场,注意防潮、防湿。
总之,随着图书市场的繁荣和读者对文献资源的越来越高的要求,图书现采人员必须认真负责地使用好采集器,使采集器在图书馆中发挥更好的作用。
参考文献:
[1]包瑞.便携式数据采集器在图书馆中的应用[J].图书馆建设,2006(2).
[2]黄勇.便携式数据采集器实现快速图书现场采购之我见[J].图书馆论坛,2005(6).
(作者简介:李歌维(1970―)女,汉,陕西佳县人,本科,榆林学院副研究馆员,现从事采访编目工作。)