《精编》企业采购及付款循环总体概述
采购及付款循环的管理及控制主讲人 郑 主要讲述 1 采购及付款的总体概述2 采购与付款的岗位责任制3 采购及收款授权审批制3 采购及收款各环节的关键控制点及管控措施4 相关控制制度及表单示例分享 概念分析 采购与付款循环指企业支付货币取得物品或劳务的全过程 是企业生产经营管理中的一个重要环节 循环特点 1 与生产 项目和销售等其他经营活动联系密切 2 业务发生频繁 分类复杂 零星急件多 工作量大3 运行环节多 容易产生管理漏洞 控制目标 1 使得存货 生产加工 项目需求保持一致2 货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的库存或物资为前提 保持货款支付和负债的增加真实性与合理性3 合理的揭示企业应该享有的购货折扣与折让4 防止采购环节违法乱纪侵吞企业利益等不法行为的发生5 保证采购业务在内部外部各环节的运行畅通和高效率 并能及时准确地提供存货采购的会计信息 主要模块 采购及收款循环 验收 采购 供应商管理 请购 后续跟踪考核管理 付款 关键控制点 1 采购与付款岗位责任制2 采购及付款授权批准制度3 请购控制程序4 报价 定价价格管控制度5 采购控制程序6 验收控制7 付款 采购与付款的岗位责任制 原则 各部门岗位和职责权限应明确 确保不相容岗位相分离 制约 监督宗旨 不得一人办理采购与付款业务的全过程 包括记账与付款 采购和付款 审批和执行 岗位责任制关键控制点 1 物品和劳务需求部门 不能担任采购职务2 付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务3 采购人员不能担任验收工作4 物品的采购 储存和使用应该相分离 同时不能账务的记录工作 5 接受各种劳务和物品的部门或主管人 适当的同账簿记录人分离6 审核付款人应同付款执行人相分离7 记录付款的人应该与付款人职务分离 8 不得由同一个部门和同一个人负责采购及付款的全过程条件允许情况下 采购部门应将供应商开发与实际采购业务人员分离 岗位分工控制措施 1 建立岗位责任制 明确相关部门的职责和权限2 明确不相容职务岗位3 制定采购付款业务流程 采购与付款授权批准关键控制点 1 明确审批人对请购 采购与付款业务的授权批准方式 权限程序 责任和相关控制措施2 明确经办人的职责范围和工作要求3 严禁为取得授权的部门或人员办理采购与付款业务4 必要项目实行会签决策和审批5 采购与付款业务核对 控制措施 1 由董事会或类似决策机构来决定采购与付款审批人 审批范围和审批权限2 董事会或类似决策机构来决定采购与付款审批人不在时委托代理人的权限3 超越审批应做无效处理4 相关岗位人员向董事会或相关权利人报告越权审批业务 请购关键控制点 1 常规物料应根据库存及使用状况做请购计划 避免急件采购造成的不必要的成本2 根据预算合理的签发请购申请单 请购单的签核必须在相应的权限范围内3 请购人在请购时 请购单项目必须填写清楚 如名称 规格数量 送货地点等 必要时得另附样品或图案 若涉及材质者 应将材质注明清楚 4 请购人员应确实分析该项料品的耗用量及库存量等资料后填写填写需用日期 供采购人员办理采购及交货控制时之参考 5 请购单位若未将需求条件书写明确时 采购单位应将请购单退回 待资料补齐后再行办理 6 权责主管审查需求 应以避免产生呆滞库存为最高原则 7 请购 采购 验收相关表单应采取连续编号控管完整性并依序归档 8 临时需要的急件零星物品可由使用部门直接购买 但必须列入预算 请购控制措施 1 分清请购类型 不同类型执行不同的管控程序及审批程序2 建立请购管理程序3 建立预算体系 及采购计划4 对于紧急需求的物品的特采 制定特殊审批程序 采购环节 应该买多少 向谁发订货单 什么时候发单 采购员接单后的决策 采购环节工作 采购进度之管制 采购跟踪 采购之询比议价 采购作业方式 供货商的选定与撤销和数据建立 采购关键控制点 1 慎选采购对象 包括采购前对厂商供料质量 信誉 产能的客观评核 采购中厂商报价水平 报价时限的评核以及采购后厂商交期 交货质量 售后服务的评核 并能为下次采购做参考 2 以合理价格采购适当质量材料或物件 配合材料的使用条件选购最有效益之材料 3 适时 适量供料 配合使用单位需要日与需要量 最好应利用 厂商预计进货表 联系厂商实时供交货 4 更新供货商数据需经相关权责主管核准 5 价格上坚持货比三家的原则 重大采购必须纳入采购合同管理6 对需求数量不大或零星采购的物品 采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行7 对某些成本小 需求量不大 使用不规律的小件物品也以直接购买 简化手续 加快效率 采购管制措施 1 建立完善的供应商管理体系2 制定价格审批程序 如有大型采购采用招投标方式时应明确招标范围 标准 实施程序和评标规则3 制定报价制度 涉及供应商管理及选折 转下次课做详细讲解 采购流程 验收 为了达到控制的目的 验收的职能必须独立与请购 采购 会计的部门人员来承担 控制检验购买环节的经营活动 验收的控制具有双层作用 控制存货的管理工作 数量的的清点在收货单签字之前应将实物与相关单据应仔细对照 常用计数 过磅等方式质量的考评验收人员在应在可能的范围内对物品的质量进行检验 出具验收报告单或作为入库单的一项内容 发现问题及时处理 入库 1 验收收货后及时做入库处理 由保管员签字 登记仓库台账2 仓库明确区分已检验及待验品2 有关凭证交送财务部门 办理结算或账务处理 相关单据缴回采购部门请款或归档 验收 备注 通过验收应定期对供货商进行评鉴及管理 并将其异常情形由采购单位通知厂商改善 经反应仍未见改善者 采购人员即以签呈方式说明异常状况及处理对策 或将 供应商评核成绩表 呈主管核准后 停止交易 所验货品的质量 规格不尽符合但可使用 亦属违约之一 如因急需 无法等候更换 以致特采 应经权责人员核准 付款关键控制点 1 采购是否于办妥验收手续后 检查凭证是否齐全 请付款 2 采购交货延期罚款或品质不良扣款的 扣款通知单 是否经过详细核对 确认合理性 3 原始文件 合约 凭证 核对无误后始签付支票 4 已付款原始凭证及传票是否盖 付讫 章 以免重复付款或冒领情事发生 5 支票之到期日应与付款条件相符 6 支票盖章前应审核各项凭证是否齐全 7 领款日期与列帐日期相隔甚久时 应查明其原因 后续管理 采购后续综合管理包括 1 质量跟踪2 供应商评价考核 资料更新3 付款管理4 质量求偿 资料分享 制度采购管理制度之采购计划与预算采购管理制度之采购方式采购管理制度之采购绩效评估办法采购管理制度之采购价格管理采购管理制度之采购品质管理采购管理制度之采购交期管理采购管理制度之采购付款方式采购管理制度之委托加工管理办法采购管理制度之定购采购流程 资料分享 相关表单采购询价单订购单采购成本分析表损失索赔通知书物料订购跟催表采购合同约定表催料表委外加工计划表委外加工单采购目标管理卡 范例 采购人员绩效考核表 问题讨论 1 请购如何分类 2 请购和采购金额权限该如何分配 2 涉及到公共物品由哪个部门负责采购 行资部 采购部 3 物品采购入库或入项目现场 谁组织验收 内容结束 谢谢