该课程由哈佛商学院的资深教授和管理领域公认的专家结合自己多年的教学和实践经验指导设计而成的。哈佛管理导师 涵括20多个主题，与经理人每天的管理挑战和日常职责密切相关，哈佛管理导师已经成为经理人必不可少的学习资源 哈佛管理导师 Harvard ManageMentor PLUS 主持会议 整个主题 主题摘要 本主题包含如下各项的相关信息 何时召开会议以及使用哪种决策流程 如何计划并准备一个富有成效的会议 如何主持一次成功的会议以及会后如何跟进 会议期间如何管理不当行为以及如何在关键时刻进行干预 主题列表 主题概述 如果是您，您会怎么做 主题列表 主题摘要 导师简介 主题使用说明 核心概念 会议的类型与目的 准备会议 团队如何决策 主持会议 在什么情况下，好心安排的会议却事与愿违 结束事项 会后的跟进 虚拟会议 步骤 策划、主持会议及会后跟进的步骤 讨论问题的步骤 建立一个紧迫的日程表的步骤 技巧 会议准备的技巧 主持会议的技巧 处理问题行为的技巧 在关键时刻介入的技巧 结束会议的技巧 现场记录的技巧 练习 说明 工具 会议日程表 会议计划者的检查表 会议纪要表 自测 说明 学习更多内容 在线文章 文章 著作 导师简介 Interaction Associates, Inc. Interaction Associates, Inc. 是一家致力于提高企业绩效的公司，并提供一整套强大的协作咨询与培训服务。该公司为客户提供实用的新策略、新技能和新理念，以便他们能够充分利用协作行动的影响力来解决问题并创造商机。自 1969 年以来，Interaction Associates 一直在帮助全球的领先企业、财富100 强和政府部门成功应对各种最严峻的挑战。
琳达希尔 Linda A. Hill 凭借 20 多年丰富的实际工作经验，琳达希尔一直在帮助管理者在当今更加扁平化和日益多变的组织中创造有效的管理环境。她是 Harvard Business School 的教授，是“领导力计划”Leadership Initiative 的主讲教授。她还是畅销书 Becoming a ManagerHarvard Business School Press 的作者，以及 Harvard Business School Publishing 获奖互动项目 Coaching for Results 和 Managing Direct Reports的内容专家。
如果是您，您会怎么做 上个星期，朱迪主持了一个很棒的会议。她邀请了合适的人员，提前分发了会议日程，并清楚地阐述了会议目标对他们的战略做出决策。她仔细倾听，牢牢掌控着会场局面，并且让团队成员达成了共识。团队做出了一个深思熟虑的决策并且制定了一个既现实又新颖的战略。只有一个问题。会议结束后，没有人再谈论这项决策或战略了。每个人仍然从事着会议前的项目并且没有改变工作的优先顺序。朱迪想知道，如果她原先采取哪些不同的做法，就可以让团队将工作重点放在她的战略行动上。如果是您，您会怎么做 这时您会怎么做 在会议期间，朱迪本可以让一名与会者记录下重点以及所做出的决定。在会议即将结束时，她可以总结出团队的会议成果并提出需要执行的任务。在会议后，她可以制定一份行动和沟通计划，分发给所有与会者和主要干系人。这份计划中可以列出会议成果、要完成的任务、各项任务的负责人以及任务完成日期。如果时机合适，朱迪可以安排一个后续会议来检查、评估行动和沟通计划，并查看任务进度。
在本主题中，您将学习如何制定会议目标、制定切实可行的日程、按照会议礼节与他人配合以及制定将决策付诸行动的计划。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。
主题使用说明 主题架构 “主持会议”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。
主题概述 点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。
核心概念 点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。您不仅将学习何时召开会议，还将学习如何准备和主持会议、如何进行会后跟进以及如何挽救陷入困境的会议。
步骤 点击“步骤”可就会前、会中以及会后该如何做获得全面的分步建议。
技巧 点击“技巧”可获得有关如何处理会议期间所遇困难的小提示。
练习 点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。
工具 点击“工具”可查看并打印您可以用来计划会议日程并传达后续行动计划的工作表。
自测 点击“自测”，可检验您对主持会议部分内容的学习情况。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。
学习更多内容 点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。
主题导航 点击屏幕顶部和左侧的链接，可浏览本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进浏览本主题的全部内容 从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。
从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。
在“练习”部分中，点击“下一页”可继续场景练习。在需要选择答案时，请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项，以了解更多信息。再次点击“下一页”继续。
在“工具”部分中，点击图标可打开相应工具。您可以将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也可以在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。
最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。
会议的类型与目的 什么是会议简单来说，会议是人们为了处理业务而集合在一起。
会议只是推动业务的动力之一。然而，许多会议似乎（而且经常）只是浪费时间只有极少数开明人士能够有效地利用会议。除了了解何时集合，了解如何集合也同等重要，做到这两点可让会议变得卓有成效，甚至可能轻松有趣，同时能够节省金钱和脑力。
您想实现什么目标 会议有几种基本类型，分别服务于不同的目的。
在问题解决会议中，参与者先明确问题，然后制定出解决方案。这种会议的参与者不仅必须认识到问题，而且还必须具有纠正问题的精力和专长。
在决策会议中，团队选定要实施的解决方案。要使会议成功，团队必须就决策流程达成一致是通过一致性原则或少数服从多数的投票方式进行决策，还是仅由某些个人给出意见 还有一些类型的会议是为了沟通、报告和反馈的目的而举行的。项目的工作状态会议旨在让团队的每个人跟上最新的进展。
显然，举行会议的目的可以不止一个。例如，员工会议既可以提供最新信息，又可以解决特定的问题。但无论开会的目的是一个还是多个，会议的召开时间都是由会议的目的来决定的。
通常在下列情况下可以召开会议 当您需要整个团队提供信息或建议时 当您希望团队参与制定决策或解决问题时 当您希望与整个团队分享信息、成功或分担忧虑，或想让每个人了解特定情况时 当您正在处理的问题需要不同团队具有不同观点或日程的成员提供意见时 当您发现需要明确某个问题、事项或领域的责任时 当您发现团队强烈感觉有必要集合到一起时 在下列情况下最好不要举行会议 主题是最好一对一处理的个人问题 您没有时间准备 另一种沟通方法能达到同样或更好的效果，例如利用备忘录、电子邮件或电话进行沟通 问题已有定论 主题不值得每个人付出时间 团队感到泄气，需要先分开一段时间再去解决冲突或挫折的根源 另请参见在线文章如何让每个会议开得有意义。
准备会议 通过确定会议的目的来开始您的准备工作。会议的目的是通报信息、引出想法、解决问题、确定行动方针、明确角色和职责，还是这几个目的的某种组合特定的目标将决定您应该邀请谁参加会议以及如何主持会议。
应邀请下列人员参加会议 所涉及问题的关键决策者 能提供相关意见的人员 对问题具有义务、利害关系或作用的人员 需要了解您要报告的信息以执行其任务的人员 需要实施所做的任何决策的人员 您将有非常好的机会以个人名义邀请关键人物参加会议，并且依照他们的日程来安排会议时间。同时，要向他们说明他们将在会议上扮演特定的角色，而且还要强调他们参加会议的好处。
您需要考虑的下一个问题是邀请多少人。可考虑使用 8-18-1800 法则 如果您需要解决问题或做出决策，则邀请的人员不应超过八名。若超过八个人，则会议带来的问题可能比它解决的问题还要多。
如果您想进行头脑风暴，则可以邀请 18 人之多；
然而，参与者如此之多，要想达成一致可能比较困难。
如果会议的目的是重整团队，则人数越多越好。可邀请 1800 人或者更多。
对于超过四个人的团队，可增加结构级别。如果您希望每个人都参与此过程，可以考虑根据时间段将较大的会议划分为多个小组。
一旦您确定了会议的目的和参加会议的人员，即应创建日程、确定地点和期限并分配角色和责任。
创建日程 尽可能在会议之前创建日程。使用以下列表建立您的特定日程 会议的目的 目标或期望的结果 会议的日期、时间和地点 会议的召集者 集会团队的名称或参与者的姓名 参与者的角色 会议形式的特殊之处 任何外部参与者的姓名和角色 涉及的日程事项以及相应的负责人和分配的时间 会议持续的时间 任何背景材料或预期的准备工作 另请参见建立一个紧迫的日程表的步骤。
所包含的讨论事项不应超过团队在所分配的时间内实际能够解决的范围。通常的指南是，假设处理一个话题至少需要 30 分钟，处理五个话题至少需要两个小时，但是请记住，特定问题的时间分配可能各有不同。对于团队在给定的时间范围内能够处理多少问题，宁可低估不要高估。此外，应尽量对日程事项进行排序，以创建一个理想的会议流程。
找出互相牵扯的问题。
将信息通报事项与解决问题或制定决策的事项分开。
从一些简单的问题开始，然后逐步上升到最复杂或最具争议的问题，但不要以回避这些难题为代价。请注意为最重要的问题留出时间。在持续时间较长的会议中，应尽量在成员头脑最清醒、最富创造力的时候将最棘手的问题提出来讨论。
将复杂的问题分解为多个易处理的部分。
另请参见会议日程表。
会议应持续多长时间这取决于会议的目的和日程。业务会议一般持续 30 分钟到两个小时，通常时间越短越好。
规划环境和地点 会议的目标还可以帮助您确定会议的环境和地点。向自己提出以下问题 多大的房间、什么样的座位布局最有利于实现您的目标例如，如果您希望人们自由地交换信息和看法，则非正式的环境和座位布局会有所帮助。桌子的摆放应使大家能够彼此看到。圆桌可以淡化层级结构，方桌则可以突出结构。
您将需要哪些器材（电话、投影仪、白板等等）请务必在会议之前检查所有器材，从科技器材（计算机、投影屏幕）到传统器材（笔具、橡皮）。
当您准备会议时，请确保包含必要的角