採購爲計劃提供重要的交貨情況和市場供應情況，並且控制採購物料從請購到收貨、檢驗、入庫的詳細流程，當貨物接收時，相關的採購單進行自動檢查。通過對供應商的談判和報價的管理和比較，對價格實行控制，以取得最佳的效益，對供應商和採購部門的績效評估可以協助採購部門確定採購環節中尚待完善的地方，同時採購應和應付帳款、收貨和成本核算部門之間建立有意義的資訊通訊，以保證企業的某一環節所提供的資訊能在其他所有有關的環節中反映出來。通過建立和維護採購訂單方式，來實現採購合同跟蹤，安排供應商交貨進度和評價採購活動績效等需求目標。從而，提高採購活動的效率，降低採購成本。
庫存管理系統負責現有庫存的管理，直到他們被消耗。其基本目標就是要能幫助企業維護準確的庫存數。它應能支援各種物品庫存狀況、庫存變化歷史以及發展趨勢的聯機查詢，並能從多層次去查看庫存狀況。此外，該管理系統能提供基本的庫存分析報告，幫助評價庫存管理的績效。
庫房管理系統保證了庫房商品最優的庫存吞吐量。不同的盤庫方法都可用於庫存的清點，範圍可以從樣品庫存到連續庫存。
二、該系統具備的主要功能 *産生物料需求計劃 *採購申請及維護 *貨物的移動 *發票校對 *庫存管理 *庫房管理 *庫房結構定義 *庫房轉移處理 *庫房級的庫存支援 *供應商評價 *與應用相關的分類 *採購資訊系統維護 下面分別簡要闡述各模組功能的實施 1、採購 SAPR/3物料管理系統提供了強大和完善的採購模組功能,實現從確定採購需求,選擇供應商,下採購訂單,採購訂單的跟蹤及催貨,收貨及發票校對,付款等一系列涉及整個採購周期的所有活動. 在物料管理系統中，你可以爲庫存進行採購，也可以爲直接消耗進行採購.同時你可以選擇不同的採購形式,MM模組支援三種基本採購形式 1使用一次性採購訂單 2使用具有後續發出核准訂單的長期合同 3使用長期計劃協定和供貨計劃表 你可以在系統中建立和維護與採購有關的物料和供應商數據,從而加強對採購的控制及優化系統中的採購程式. 這些主資料包括物料主資料.供應商主資料.採購資訊記錄.貨源清單及配額的分配. 物料主資料包括了企業向外採購或內部生産的物料的詳細資訊。計量單位和物料描述是存儲在物料主記錄中的資料的實例。SAP後勤部分的其他模組也可以訪問物料資料。
供應商主資料是關於外部供應商的資訊。典型的內容有供應商名稱，供應商使用的貨幣和供應商編號存儲在SAP系統中作爲帳戶編號。
採購資訊記錄記錄建立了物料和供應商之間的聯繫，因而方便了選擇報價的處理。例如，資訊記錄給出了用於從供應商訂貨的計量單位，並標注在一段時間內影響物料的供應商價格方面的變化。
貨源清單規定了物料可能的供應來源。顯示了可以從某一給定的供應商處訂貨物料的時間段。
配額分配是根據配額，規定在一定期間內物料總需求在特定的供應商之間如何進行分配.根據配額分配主資料的設定,系統可以自動完成採購任務在不同供應商之間的分配,從而簡化手工分配任務. 此外,物料管理系統中的採購功能可以實現不同的採購需求方式,包括外協件的採購,寄存貨物的採購,轉廠的採購等,還可以實現電子化的採購審批程式,代替傳統的手工化紙張審批程式,節省人力,物力及財力. 你也可以通過報價單申請及報價單的錄入來完成詢價及報價的全過程. 2、發票校對 發票校驗是物料管理MM系統的一部分。它提供物料管理部分和財務會計，成本控制和資産管理部分的連接。
物料管理模組的發票校驗爲以下目的服務 *它完成物料採購的全過程-物料採購從採購申請開始，接下來是採購和收貨,並以收到發票而結束。
*它允許處理不基於物料採購的發票例如，服務費，其他花費，過程費用，等等。
*它允許處理貸項憑證,既可以是發票的取消,也可以是打折扣. 發票校驗不是對支付進行處理,也不是對發票進行分析.這些需要處理的資訊被傳遞到其他部門. 發票校驗的任務包括 *輸入接受到的發票和貸項憑證. *檢查發票的內容,價格和計算的準確性. *執行一個發票的帳目記帳 *更新SAP系統內的一些資料,例如,未結算專案和物料價格. *檢查那些因爲與採購訂單出入太大而被凍結的發票. SAP系統的高度集成允許這些任務能夠平穩和高效地進行. 3、供應商評價 供應商評估功能能儘量優化採購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現有的供應關係。
使用R/3供應商評估系統能保證更大的客觀性，因爲所有供應商以同一標準評估並由系統評分，儘量減少個人的主觀印象影響。
評分系統 分值爲1到100分。供應商的表現用4個主要標準度量 全面的評分使採購人員瞭解供應商的表現並給供應商一個全面評價。
主要評估標準 標準系統中的主要評估標準爲 *價格 *質量 *交貨 *服務 如果需要，最多可以定義99個評估標準。用戶可以平衡每個標準在綜合評估中的影響。
子標準 每個主要標準可以分爲幾個子標準，以便進行更詳細的評估。
標準系統提供5個子標準，一般能滿足評估目的。另外，用戶可以定義最多20個自己的子標準。
給子標準評分 給子標準評分可有不同方法 *自動計算 *半自動計算 *手工輸入 “自動計算“指分數根據系統中已有的資料確定。“半自動計算“指採購人員輸入重要物料的分值，然後系統計算更高層的分數。“手工計算“指用戶針對某個全局子標準輸入某供應商的分數。
採購經理可以決定何時以更詳細的基礎評估，何時進行簡單的處理以節省時間和費用。
分析 可以輸出供應商評估結果。例如，用戶可以生成按照全面分數排列的最佳供應商排列表，或提供某種物料供應商的排列表。
歷史變化 評估的變化以日誌形式記錄，評估記錄可以列印出來。
供應商評估的任務 *供應商評估功能使供應商按照同一標準排序，能自動和手工進行 *此項功能通過合理和簡化地挑選合適的供應商來優化採購過程 4、庫存管理 庫存管理IM是MM物料管理模組的一部分，並完全地與整個後勤系統結成一體。SAP庫存管理系統允許你 *按數量和價值管理你的庫存 *計劃，輸入和檢查貨物移動 *進行實地盤存 基於物料需求計劃確定的需求，物料從外部或內部採購。交貨作爲收貨輸入到庫存管理中。物料直到提交給客戶（銷售分銷）或用於內部（如生産）才被保存（並在庫存管理中進行管理）。
在所有的業務期間，庫存管理訪問主資料（如物料主記錄資料）和所有後勤部分共用的業務資料（如採購資料）。
與物料管理（MM）的結合 作爲物料管理的一個組成部分，庫存管理直接與物料需求計劃，採購和發票校驗相聯繫。
庫存管理形成物料需求計劃的基礎，該計劃不僅考慮了實際庫存，而且考慮了計劃的移動（需求，收貨）。
當物料從供應商處訂購時，庫存管理將交貨記錄爲參考採購訂單的收貨。供應商發票在以後通過發票校驗進行處理。在這裏，採購訂單和收貨憑證中的數量和價值被檢查，以確保它們在發票中是一致的。
與生産計劃（PP）的結合 庫存管理與生産計劃模組緊密相連 *庫存管理負責生産訂單所需部分的待運 *在庫存管理中記錄倉庫對産成品的接收。
與銷售分銷（SD）的結合 一旦你輸入一個銷售訂單，你可以初始化現有庫存的動態可用性檢查。在創建交貨時，即將提交的數量被標記爲“計劃交貨“。在記錄發貨時這個數量從總庫存中減掉。創建銷售訂單庫存也是可能的。
與質量管理（QM）的結合 在貨物移動中，系統確定物料是否應進行檢查操作。如果需要的話，在質量管理系統中爲該移動初始化相應的活動。
與工廠維護（PM）的結合 庫存管理與工廠維護有如下聯繫 *可以記錄參考設備BOMs的貨物移動。
*可以提取一部分維護訂單。
*當序列號管理有效時，對每個貨物移動輸入獨立的序列號。序列號在工廠維護系統中進行管理。
與後勤資訊系統（LIS）的結合 利用庫存控制部分，後勤資訊系統提供了一個收集，壓縮和評估庫存管理資料的工具 R/3系統包含不同的模組。這些模組的完整結合允許公司不同的部門共用和維護同樣的資訊。順利的物料流動需要這個過程的所有參加者之間有充分的交流。庫存管理與R/3系統完整的結合以及和其他R/3模組的交流確保了所要求的資訊流動，這些R/3模組包括例如 *財務會計（FI） 按數量和價值進行的庫存管理不僅導致每個收貨或發貨更新物料主記錄中的庫存值，而且更新財務會計中相應的科目。這通過自動的科目分配來完成，系統通過這個科目分配程式確定與給定貨物移動相關的科目。
*控制（CO） 在物料消耗（例如當物料爲不同的科目分配物件如訂單或成本中心發出時）的例子中與成本會計系統的介面被啟動（作爲控制參考）。
當收貨直接分配給成本中心或訂單時，成本會計也包含其中。
*資産會計（AM） 如果資産的物料從外部採購或從倉庫或存儲中提取，相應的貨物移動分配給資産科目。在這過程中行專案在資産會計中被創建。
*專案系統（PS） 物料可以爲專案保留和提取。創建專案庫存是可能的。
5、庫房管理 SAP的倉庫管理系統WM爲您進行以下工作提供了靈活、有效和自動的支援 *定義和管理倉庫中的存儲區和倉位元 *處理所有的記帳和事務,如收貨，發貨和一般的轉儲等. *對庫存的變動情況進行監測 *按倉位元進行存儲 *確保在存儲管理系統中的記帳與倉庫中的實際庫存情況一致 *與材料管理系統,産品計劃系統,質量管理系統和銷售與分銷系統的集成 利用WM系統,您可以對公司中複雜的庫存結構進行管理。這種結構可包括不同的倉庫中的區域（即存儲類型），如在高架位元閒置的存儲、可用存儲、凍結存儲和固定的倉位元提取區域等，以及生産供應、發貨和收貨區域等。利用WM系統，您可以同時對具有隨機組織結構和具有固定倉位元的倉庫進行管理。
WM支援對所有相關貨物移動的處理，包括由存儲系統（IM）激發的收貨和發貨，由銷售和分銷（SD）系統激發的供貨，以及發生在倉庫內的移動，例如內部的庫存轉儲。
在倉庫管理系統中，您可以根據轉儲需求生成轉儲訂單。轉儲訂單可激發並控制倉庫中貨物的實際移動。
WM系統利用它在存儲方面的功能，可以保證帳面存儲情況和倉庫中的庫存情況在任何時候保持一致。由於SAP系統是高度集成的，所以您在存儲管理系統和倉庫管理系統之間並不需要單獨的介面程式。
存儲單位管理 倉庫管理WM中的存儲單位SU管理提供了在倉庫中對物料流的存儲單位進行優化管理和控制的功能.