第四讲_办公室事务与管理(二).ppt
第四讲办公事务与管理 第一节办公室环境管理第二节接打电话第三节印信管理第四节办公室日常管理 第三节印信管理 一 印章使用与管理秘书部门掌管的印章主要有三种 单位印章 含钢印 单位领导人的私章 公用 秘书部门的公章 单位印章是单位对外行使权力的标志 其作用是 1 标志作用 印章是单位的标志 2 权威作用 印把子 3 法律作用 用印后的公文和凭证具有法律效力 4 凭证作用 不盖章的无效 1 印章的刻制及启用 1 严格按照国家有关规定刻制 不得擅自更改 2 必须执单位证明及公安部门的批准证明 到指定的刻字单位刻制 3 启用时一般由制发单位发出启用通知 通知中盖上所启用印章的印模 发给有关单位保存 以备查考 2 印章的审批和使用必须经过领导人批准 并进行认真的登记 未履行手续或手续不全时 不得用印 3 印章的保管 1 印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用 保管人也即是使用人 严禁擅自使用或外借 2 印章如果丢失要立即报告公安机关备案 并以登报或信函等形式通知有关单位 声明其遗失或作废 4 印章的应用应注意的事项 二 介绍信的使用与管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名 年龄 身份 接洽事项等情况的一种专用书信 具有介绍和证明双重作用 介绍信管理应严格而细致 并注意以下问题 1 介绍信的格式应符合要求 2 介绍信应由专人管理 3 出具介绍信必须认真履行审批手续 4 妥善保管好介绍信的存根 第四节办公室日常工作 一 值班工作 一 值班工作的组织形式1 专职性值班2 轮流性值班3 领导电话值班 二 值班工作的内容1 通信联络2 公务接待和咨询3 处理紧急问题和突发事件4 承办领导临时交办的工作 三 值班工作制度1 岗位责任制度2 值班记录制度3 交接班制度 1 须当面交接 不能委托他人 2 交值班记录 说明值班期内出现的问题及处理方法 3 值班人在值班记录上签名 确认记录内容 4 请示报告制度 1 一般情况下 工作日向领导汇报 按领导指示办 2 立即向领导报告 请领导亲自处理 3 紧急处理 然后向领导汇报5 安全保密制度 四 值班事项的处理方法1 问明情况 做好记录2 重要情况及时报告3 突发事件处理得当 第四节办公室日常工作 二 办公用品的购置与管理 一 申购1 根据消耗情况和库存情况 制定合理的购置计划2 填报办公用品申购表 经领导审核后 协助有关部门购买3 紧急需求的小件用品 秘书可直接购买 二 选择供应商应注意的事项有 1 价格和费用2 质量和交货3 服务和位置4 安全和可靠性 三 订购小型组织中 秘书可将订购单直接发给供货商 规模较大的组织中 一般秘书填写申购表后发给采购部门 由采购部门订购货物 四 接收1 接收货物时 应认真核对数量 质量 型号等 2 及时更新库存卡3 办理报账手续 五 存放1 确保安全 2 整齐有序 便于查找或使用 发放 六 库存管理1 库存记录 1 目的 防止浪费 监督对物品的使用 保证充足的库存 2 要求 1 收到货物后立即办理进货登记2 物品出货时应办好出货手续3 保持进货卡 出货卡 库存卡三卡一致 确保物品的库存有效管理2 库存监督了解物品的使用情况 防止浪费和被盗 第四节办公室日常工作 三 商务旅行管理 一 领导旅行前秘书的工作1 制定旅行计划 1 制定旅行计划的准备工作1 了解本单位对差旅的有关要求和标准以及领导应享受的待遇2 了解领导个人的爱好和生活习惯3 了解最新的列车或航班时刻表 2 旅行计划的主要内容1 地点 领导出差的目的地 包括中转地 各项活动的地点以及食宿的地点 2 时间 包括启程和返程的时间 到达目的地或中转地的时间 各项活动的具体时间 3 交通工具 标明飞机 火车 轮船和汽车4 旅行内容 如会晤 访问 洽谈 会议 娱乐活动等 一般要把领导抵达目的地的工作安排制成表格5 资料 物品 差旅过程中必须携带的资料 物品 2 制作旅程表旅程表在旅行计划的基础上 按预定的日程表和领导的计划 要求编制的 比旅行计划更为详细具体 除包括旅行计划中的五项内容外 通常还有备注 记载提醒领导注意的事项 如中转站名称 携带哪些文件资料 就餐时遵守对方的民族习惯等 以及对方的联系方式 国外旅行还要有中国使领馆所在地 电话号码等 3 办理出国旅行手续4 出行前的落实工作 二 领导旅行期间秘书的工作1 检查领导有无遗忘的东西2 如果对方有接站 领导启程后应电话告知对方领导预计到达的时间 估计领导到达后 应主动与领导联系并落实情况 3 按照领导出差前后的授权和指示开展工作 4 随时记录工作的进展和处理结果 以便领导返回后 做全面的工作汇报 三 领导返程后秘书的工作1 接站 2 汇报 3 整理文件资料 4 核算报销差旅费用 第四节办公室日常工作 四 时间管理指在同样时间消耗下为提高时间利用率而进行的一系列控制工作 1 通过合理有效地规划自己的时间 更有效地满足领导和其他成员的工作需要 提供优质服务 2 合理安排领导的工作时间和工作计划 避免琐事干扰 保证领导的高效工作 一 个人时间管理1 管理时间的方法 通常采用ABCD工作分类法 A 重要而紧急的事情 B 重要而不紧急的事情 C 有时间才做 D 可以不做 2 管理时间的技巧 1 提前制定工作计划 2 弄清自己每天的工作状态 3 将相关工作合并处理 合理分配精力 避免多次重复 4 明确自己的工作任务和职责 5 学会利用零碎时间 二 领导时间管理秘书对领导的时间管理是指秘书通过与各方协商 就领导的工作时间作出合理恰当的安排 并予以实施的活动 管理领导时间应具备的能力 1 判断工作先后顺序的能力 2 合理分配时间的能力 3 统筹和协调方面的能力 三 常用的时间管理工具1 时间表1 年度时间表2 季度时间表3 月时间安排表4 周时间安排表2 工作日志根据周计划表排出的一天之内的活动计划 秘书除要为自己编写日志外 还要为领导编写 管理工作日志 一般有手工填写和电子工作日志两种形式 1 工作日志的内容1 领导的工作日志 领导在本单位的重要会议 接待 活动等 领导在单位外部参加的的会议 约会等 领导在工作时间的个人生活安排 看病 探亲等2 秘书的工作日志 需要为领导活动做的准备工作 领导交与自己办理的工作 自己的本职工作 即秘书职责范围内 无需领导再作安排或交代的工作 2 工作日志的调整1 时间安排应有弹性 2 遵循轻重缓急原则并及时报告给领导 3 将后续工作提前或穿插原先没有安排的工作 4 以领导的健康为重 将相关日程取消或推迟 5 日志变更后应立即做好相关的善后工作并通知有关人员6 检查两本日志的内容是否已经做了相应修改 练习 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理 而你则是经理秘书 在某一天 经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上 上午举行董事会议 所有的经理都参加 上午给参加员工培训课的新员工讲话 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX 下午会见C公司的销售部经理张XX 注 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划 第四节办公室日常工作 五 办公室的机要保密 一 秘书人员职业秘密的范围1 公文秘密 文件 电报 信件 简报等2 涉外秘密 已经确定的国家秘密项目 秘密文件和资料3 通讯秘密 密码 密码机和涉及密码 密码业务的文件4 会议秘密 内部会议的日期 议题 议程 讲话 发言 记录 录音录像5 信访秘密 信访者的检举 控告 揭发 领导者的批示 信访案件查处的材料6 领导秘密 党和国家领导人的重大活动 办公场所和私人生活 二 秘密的等级我国 保密法 把国家秘密分为绝密 机密 秘密3个等级 绝密 是最重要的国家秘密 泄露出去会使国家安全和利益遭受到特别严重的损害 机密 是重要的国家秘密 泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害 秘密 是一般的国家秘密 泄露出去会使国家安全和利益遭受到损害 三 文件保密的方法1 文件印制前应准确定级 标明密级 印刷时不得擅自多印多留 草稿 修改稿以及历次印刷的清样 必须与正式文件同等重视 印刷过程中的蜡纸 衬纸 废页 废件应及时销毁 2 文件在收 发 分送 传递 借阅 销毁各个环节中 应严格登记制度 做到件件有手续 件件有着落 3 阅读秘密文件要在办公室或阅文室进行 不得擅自带回家中阅读 不经制文部门批准 不得扩大阅读范围 3 外出递送秘密文件 必须有安全保障 途中不得办理与文件无关的事 外出工作必须携带秘密文件的 要经过领导批准 采取安全措施 并遵照有关部门的规定执行 5 存放秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内 并经常检查保密情况 对于平时工作用的秘密文件 应在用后随手入柜加锁 6 人员调动 必须严格交接手续 在移交秘密文件时 要造册 核对 办理签字手续 不得搞 信任交接 7 秘密文件均要定期清查 若发现有丢失的 要及时追查处理 8 经领导批准销毁文件 须登记造册 秘密 机密文件派专人护送到指定的造纸厂监督销毁 绝密文件和密码电报指定专人就地销毁 四 会议保密的方法1 秘密程度较高的会议 会前应与保卫 保密部门共同采取保密措施 并对与会人员进行保密教育 严格规定保密纪律 2 尽量不在内 外宾混住的宾馆 饭店召开秘密会议 3 会前对会场的扩音 录音设备进行保密检查 防止有线扩音设备寄生振荡泄密 严禁使用无线话筒录音或无线话筒代替有线扩音设备 4 会议期间的文件 一律标明密级 统一编号 登记发放 禁止乱印乱发会议秘密文件 对会议产生的秘密文件 少印少发 绝密文件 严格控制 对领导同志在会议上的讲话 不得随意整理记录散发 5 会议期间应设保密箱 柜和文件袋 指定专人管理秘密文件 资料等 大型会议最好设保密室 6 与会者不得以任何理由外泄会议秘密内容 新闻报导部门不得公开报导会议秘密事项 如会议内容需要向下传达时 应明确规定传达的范围 7 会议结束后 要对会场 住地进行保密检查 看有无遗失文件 笔记本等 案例分析题 小李是某商社的秘书 在她的办公场所里 人们总是看到满目狼藉 一片繁忙景象 她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去 她的抽屉里总是堆放着满满的文件 她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间 她总感到时间不够用 一天到晚忙忙碌碌事情做不完 她生性优柔寡断 一件事情总是掂量来掂量去 想出好多种结果 生怕引人不快 对一些重要的又不太懂得的事 她总是采取逃避的态度 非拖到不能再拖的时候才动手去处理 结果却因时间仓促 常常草草了事 一次老板出差 让她起草一份在董事会上的发言报告 她想到时间还有一周 不必着急 于是深思熟虑 决心好好给老板露一手 其后的几天 她忙于完成另外几件小事 突然一天上班之时 想到老板明天就要起程了 可是他要的报告还未见一字 结果是一份本想轰轰烈烈 一鸣惊人的报告却变成了一份毫无特色 草草而就的文件 因此 尽管小李几年来一直兢兢业业 埋头苦干 但工作起色却不大 职位也一直没有得到升 秘书如何节约时间提高工作效率 小组作业 1 采访 秘书的接待工作 针对一个接待工作 2 采访 秘书的会议组织 针对一个会议组织前 中 后 3 情景剧 群体性事件上访中秘书如何接待 自编自导 设置接待背景 人员构成 扮演角色 道具等